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Clara im
Sekretariat

Für Empfang, Sekretariat und Postausgang. Hier nimmt Clara vor allem den Versand ab: Bescheide und Erklärungen an die Mandanten, Anschreiben nach Vorlage, Mahnungen und die Ablage danach.

Rolle
Sekretariat & Empfang
Lesezeit
ca. 6 Minuten
Umfang
3 Starter, 6 Abläufe
Stand
6. November 2026

Für die erste Woche

Drei Aufträge, die jeweils ein paar Minuten dauern. Danach weißt du, welche Arbeit im Postausgang du an Clara abgeben kannst.

  1. Ein Bescheid an den Mandanten

    Ein geprüfter Bescheid liegt im DMS. Clara schreibt Mail oder Brief nach dem Muster des Vorjahres, hängt den Bescheid an und legt das Anschreiben ab.

    Beispiel: „Mandant 10450: Schreib den Brief zum ESt-Bescheid 2025 wie im Vorjahr und leg ihn als Word-Datei im DMS ab.“

  2. Die gesendete Mail ablegen

    Nach dem Versand legt Clara die Mail samt Anhängen am vorhandenen Dokument ab und setzt den Status, den du ihr nennst.

    Beispiel: „Die Mail an Mandant 10450 ist raus. Bitte am vorhandenen Anschreiben im DMS ablegen und auf erledigt setzen.“

  3. Was wartet noch auf mich?

    Clara liest dein Postfach, sagt dir, wo noch eine Antwort fehlt, und schreibt auf Wunsch die Erinnerung.

    Beispiel: „Welche wichtigen Mails der letzten sieben Tage sind unbeantwortet? Erstell mir für die zwei ältesten einen Erinnerungsentwurf.“

Beispiele für deinen Alltag

Sechs Abläufe, in denen Sekretariat und Empfang Clara den meisten Wert abgewinnen. Aufklappen, Prompt kopieren, Mandant und Status anpassen.

Bescheide in Serie versenden

Clara sucht alle Bescheide mit eurem Status für geprüfte Bescheide im DMS und legt für jeden Mandanten einen Entwurf mit dem PDF an. Anrede und Adresse holt sie aus den Stammdaten, Mandanten ohne E-Mail-Adresse listet sie auf.

  • „Erstelle die Mails zu allen Bescheiden im Status „Bescheid i.O.“, Mandanten 10000 bis 19999, ausgenommen Mandant 10450.“
  • „Nur der Satz, dass die Bescheide geprüft und in Ordnung sind, mit meiner Signatur.“
  • „Erstelle für die Dokumente 633240 und 633241 je einen Entwurf an den Mandanten und häng das Dokument an.“
  • „Wende den Skill Bescheidversand für Mandant 10450 an.“
Anschreiben nach Vorlage

Clara nimmt eure Vorlage oder den Brief aus dem Vorjahr, trägt Beträge und Fälligkeiten ein und legt das Ergebnis im DMS ab. Kam der Bescheid per Post, sag es dazu.

  • „Mandant 10450: Schreib den Brief zu den Bescheiden vom 5. November in Anlehnung an das Vorjahr.“
  • „Prüfe den Bescheid 633240 laut Skill und erstelle ein Anschreiben, Unterschrift ppa. Krüger.“
  • „Der Bescheid kam per Post, das Anschreiben bitte als Brief auf Papier.“
Erklärung mit Rechnung versenden

Clara bündelt die fertige Erklärung, die Freigabeerklärung und die Gebührenrechnung zu einer Versandmail. Fehlt die Rechnung im DMS, listet sie den Mandanten auf, statt ohne zu schreiben.

  • „Erstelle die Mails zu den Erklärungen im Status „zu Postausgang“, bei denen die Rechnung im DMS liegt.“
  • „Bei Mandanten ohne Freigabeerklärung den zweiten Satz weglassen.“
  • „Häng die Gebührenrechnung immer als PDF an und mach daraus einen Skill.“
Post und Scans ins DMS

Clara ordnet eingescannte Post dem richtigen Mandanten zu und schlägt Ablage-Knigge, Datum und Bearbeiter vor. Jeden Vorschlag bestätigst du mit einem Klick.

  • „Bereite die Dokumente aus dem Scan-Ordner für die Ablage vor, achte auf Knigge, Steuernummer und Fristen.“
  • „Prüf die Bescheide, die ich heute hochgeladen habe, und mach Ablagevorschläge.“
  • „Bei jedem Ablagevorschlag bitte den Mandatsverantwortlichen als Bearbeiter.“
Mahnungen

Clara leitet Mahnungen des Finanzamts mit einem Begleittext an den Mandanten weiter oder hängt an eure eigenen Mahnungen die passende Rechnung aus dem DMS.

  • „Mail an Mandant 10450 mit der Mahnung vom Finanzamt im Anhang, Kopie an den Bearbeiter.“
  • „Häng an alle Mahnungen im Ordner Mahnwesen die passende Rechnung aus dem DMS, erst die ersten 20.“
  • „Wende den Skill Mahnung vom Finanzamt für Mandant 10450 und 10451 an.“
Büro und Listen

Listen aus dem DMS, Excel-Dateien und Rundmails ans Team. Clara sucht die Angaben aus DMS, Postfach und Anhängen zusammen.

  • „Zeig mir alle Mandanten, die im Oktober neu angelegt wurden, mit Bearbeiter.“
  • „Bei welchen aktiven Mandanten liegt noch kein Eingang der Unterlagen 2025? Als Excel.“
  • „Schreib eine Mail an alle Mitarbeitenden, wer 2027 einen Tischkalender braucht, mit Tabelle zum Ankreuzen.“
  • „Erstelle aus der Tabelle für alle markierten Zeilen eine Spendenbescheinigung nach Vorlage.“

20 Beispiel-Prompts

Einmal einrichten

Was regelmäßig wiederkommt, musst du Clara nicht jedes Mal neu sagen. Eine Regel, ein Skill und eine Routine reichen für den Anfang.

  • Regel

    Freigabe vom Kollegen

    Clara liest die Regel bei jeder eingehenden Mail. Gibt ein Kollege einen Bescheid frei, liegt die Mail an den Mandanten schon als Entwurf bereit.

    So sagst du es Clara: „Wenn ein Kollege per Mail einen geprüften Bescheid freigibt („i.O.“, „kann raus“): Mail an den Mandanten mit dem Bescheid im Anhang vorbereiten.“

  • Skill

    Bescheidversand

    Wo Clara sucht, Textbausteine, Signatur und Ablage nach dem Senden einmal festlegen. Wichtig: den Status eurer Kanzlei genau benennen.

    So sagst du es Clara: „Bescheidversand für Mandant 10450.“

  • Routine

    Geprüfte Bescheide am Nachmittag

    Eine Routine läuft zu einer festen Zeit und legt dir das Ergebnis in den Chat.

    So sagst du es Clara: „Werktags um 14 Uhr: alle Bescheide im Status „Bescheid i.O.“ als Tabelle mit Dokumentnummer, Mandant und Bescheidart.“

Was Clara nicht tut

Vier Grenzen, die du kennen solltest, bevor die erste Serie rausgeht.

  • Clara sendet keine E-Mail.

    Auch Serien landen einzeln als Entwurf in deinem Entwurfsordner. Senden, Verschlüsseln und die Signatur aus eurem Signatur-Programm bleiben bei dir.

  • Sag Clara, wie der Bescheid kam.

    Ob ein Bescheid per Post oder digital eingegangen ist, erkennt Clara nicht von selbst. Danach richtet sich, ob sie eine Mail oder einen Brief schreibt.

  • Fristen und Stammdaten pflegt ihr in DATEV.

    Clara liest sie. An Dokumenten im DMS ändert sie nur Ablage, Status, Bearbeiter, Notiz und Stempel, und das erst nach deiner Bestätigung.

  • Ohne deinen Klick wird nichts abgelegt.

    Jeder Ablagevorschlag wartet auf deine Bestätigung. Stimmen Knigge oder Bearbeiter nicht, korrigierst du es im Vorschlag.