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Clara in der
Ausbildung

Für Auszubildende, Studierende und alle, die gerade in der Kanzlei anfangen. Clara hilft beim Buchen, beim Prüfen der eigenen Arbeit und erklärt, warum etwas so gebucht wird.

Rolle
Ausbildung & Studium
Lesezeit
ca. 6 Minuten
Umfang
3 Starter, 6 Abläufe
Stand
6. November 2026

Für die erste Woche

Drei Aufträge, die jeweils ein paar Minuten dauern. Danach weißt du, wie du Clara zum Lernen und im Alltag nutzt.

  1. Eine Buchung erklären lassen

    Frag Clara wie eine Kollegin, auf welches Konto ein Beleg gehört und warum. Wer „warum?“ nachfragt, lernt am meisten.

    Beispiel: „Auf welches Konto buche ich die Skontozahlung, wenn auf der Rechnung der Skontobetrag inklusive Umsatzsteuer steht? Erklär mir kurz, warum.“

  2. Den eigenen Monat prüfen

    Clara liest das Rechnungswesen und nennt Auffälligkeiten mit Konto, bevor die Prüferin draufschaut.

    Beispiel: „Schau dir die Buchhaltung von Mandant 10450 für September an und sag mir, was falsch sein könnte. Schreib immer das Konto dazu.“

  3. Fehlende Belege anfordern

    Clara sucht die offenen Posten und schreibt eine kurze Mail an den Mandanten. Sag ihr, wie kurz, dann fragt sie nur das Nötigste.

    Beispiel: „Bei Mandant 10450 fehlen Belege auf dem Konto für ungeklärte Posten. Schreib eine kurze Mail mit nur den nötigsten Fragen und häng eine Excel-Liste an.“

Beispiele für deinen Alltag

Sechs Abläufe, in denen Auszubildende und Studierende Clara den meisten Wert abgewinnen. Aufklappen, Prompt kopieren, anpassen.

Belege und Kassen buchen

Clara macht aus Kassenblättern, Belegen oder einer Rechnungsliste einen Buchungsstapel mit Prüfliste. Beim ersten Mal korrigierst du viel, danach wird ein Skill für den Mandanten daraus.

  • „Hier sind die Kassenblätter September von Mandant 10450. Orientier dich an den Vormonaten und mach mir einen Buchungsstapel mit Beleglink.“
  • „Mach mir eine Prüfliste mit Nummer pro Buchung und einer Spalte für meine Bemerkungen.“
  • „Hier ist die korrigierte Liste. Sende den Stapel nach meiner Freigabe in die Stapelverarbeitung.“
  • „Speichere das als Skill, damit es nächsten Monat genauso läuft.“
Buchhaltung prüfen und abstimmen

Clara liest Kontoblätter, Summen- und Saldenliste und Bank und erklärt, was nicht aufgeht. Sie gleicht auch mit der Mail deiner Prüferin ab.

  • „Prüf meine Fibu für Mandant 10450 im September und gleich sie mit den Anmerkungen in der Mail der Prüferin ab.“
  • „Schau dir Konto 1360 an. Was ist falsch, und wie bekomme ich es auf null? Schritt für Schritt, mit konkreten Buchungssätzen.“
  • „Die Bank weicht vom Kontoauszug ab. Such die Differenz.“
Unterlagen anfordern und offene Posten

Clara ermittelt fehlende Belege selbst aus dem Konto und schreibt die Mail. Je klarer du sagst, wie kurz sie sein soll, desto weniger musst du kürzen.

  • „Mach eine OPOS-Liste. Nur Zahlung ohne Rechnung: „Beleg fehlt, bitte hochladen“. Nur Rechnung ohne Zahlung: „Wann und wie bezahlt?““
  • „Schreib dem Mandanten, dass er die Bankverbindung aktualisieren muss, sonst können wir das Quartal nicht buchen.“
  • „Was fehlt noch für die ESt 2025? Nur das Wichtigste, als kurze Liste.“
Buchungs- und Fachfragen

Konto, Steuerschlüssel, Skonto, GWG, Kleinunternehmer: Clara erklärt Schritt für Schritt und nennt die Rechtsquelle. Prüf bei Unsicherheit mit deiner Ausbilderin oder deinem Ausbilder.

  • „Ich mache das zum ersten Mal: Wie buche ich eine Hotelrechnung mit Frühstück im SKR 03? Erklär es einfach.“
  • „Warum ist das kein Anlagevermögen?“
  • „Ist der Mandant Kleinunternehmer, und was bedeutet das für seine Rechnungen? Mit Rechtsquelle.“
Steuererklärung vorbereiten

Clara ordnet Belege und Bescheinigungen den Anlagen zu und sagt, was nicht abziehbar ist. Die Eingabemaske deines Programms sieht sie nicht, schick bei Bedarf einen Screenshot.

  • „Wo trage ich die Beiträge aus dieser Bescheinigung ein, in welcher Anlage, mit welchem Betrag?“
  • „Ordne diese Belege den Gruppen zu und sag mir, was nicht abziehbar ist, mit Rechtsquelle.“
  • „Kontrollier meinen Entwurf: Passt jetzt alles?“
Bescheide und Postfach

Clara prüft Bescheide gegen deine Berechnung und findet im Postfach, was du sonst suchen müsstest, mit Quelle.

  • „Prüf den Bescheid von Mandant 10450 gegen das, was ich ihm ausgerechnet habe.“
  • „Hab ich Mandant 10450 schon zu seiner USt-IdNr. geantwortet?“
  • „Was will der Mandant in seiner letzten Mail, und was muss ich jetzt tun?“

19 Beispiel-Prompts

Einmal einrichten

Was regelmäßig wiederkommt, musst du Clara nicht jedes Mal neu sagen. Eine Regel, ein Skill und eine Routine reichen für den Anfang.

  • Regel

    Anmerkungen der Prüferin

    Clara liest die Regel bei jeder eingehenden Mail und hebt interne Hinweise zur Buchhaltung hervor, damit nichts untergeht.

    So sagst du es Clara: „Interne Mails mit Anmerkungen zur Buchhaltung eines Mandanten bekommen den Tag Fibu-Korrektur.“

  • Skill

    Kassenblätter buchen

    Den ersten Monat mit Clara so lange korrigieren, bis der Stapel stimmt. Dann als Skill speichern, ab dann läuft der Folgemonat fast glatt.

    So sagst du es Clara: „Kassenblätter Oktober für Mandant 10450 als Buchungsstapel mit Beleglink.“

  • Routine

    Bescheid-Fristen

    Eine Routine läuft zu einer festen Zeit und legt dir das Ergebnis in den Chat.

    So sagst du es Clara: „Werktags um 9: neue Bescheide im DMS, bei denen ich Bearbeiter bin, mit Frist auflisten.“

Was Clara nicht tut

Vier Grenzen, die du kennen solltest, bevor du Ergebnisse von Clara weitergibst.

  • Clara ersetzt nicht die Rücksprache.

    Buchungsvorschläge und Fachantworten sind Vorschläge. Was zum Mandanten geht, besprichst du mit deiner Ausbilderin oder deinem Ausbilder.

  • Clara bucht nicht.

    DATEV Rechnungswesen liest Clara. Einen Buchungsstapel sendet sie nach deiner Bestätigung unverarbeitet in die Stapelverarbeitung, wenn das Senden für eure Kanzlei freigeschaltet ist, sonst bekommst du die Datei zum Import. Gebucht ist er erst, wenn ihr ihn verarbeitet.

  • Clara kennt nur, was vorliegt.

    Was nicht in deiner Vorgabe, in der Mail, im Rechnungswesen oder im DMS steht, kann Clara nicht wissen. Lies jeden Entwurf, bevor er rausgeht.

  • Viele Belege in Etappen.

    Bei sehr vielen Belegen auf einmal teilst du sie besser auf mehrere Durchgänge auf.