Häufige Fragen zum KI-Agenten
für Steuerkanzleien

Was dauerhaft gilt, schreibt Clara in das Kanzleiwissen: Vorlagen, Checklisten, Arbeitsweisen und Absprachen, wahlweise nur für Sie oder für die ganze Kanzlei. Jeder Eintrag ist als Seite sichtbar, jede Änderung steht im Verlauf und lässt sich rückgängig machen. Das Kanzleiwissen bestimmt, wie Clara schreibt, nicht ob sie etwas tut.

ChatGPT und Copilot sind generische Assistenten, die auf Eingaben warten. Clara ist ein Agent: handelt eigenständig im Hintergrund, kennt den Kanzlei-Kontext, ist §203-konform eingebunden. ChatGPT und Copilot erfüllen §203 StGB in der Standardkonfiguration nicht. Ausführlicher Vergleich im Clara vs ChatGPT & Copilot-Artikel.

Clara ist ein Agent, kein Assistent. Ein generischer Assistent wie ChatGPT wartet auf Eingaben; Clara handelt eigenständig im Hintergrund nach definierten Regeln: klassifiziert, sortiert, entwirft. Es ist ein einziger Agent für die Kanzleiarbeit mit DATEV: Mit der DATEV-Anbindung übernimmt er Bescheidprüfung mit Unterlagen aus dem DMS, den Lesezugriff auf Rechnungswesen und Lohn, Ablage und Suche, und im Postfach klassifiziert und entwirft derselbe Agent, kein zweites Produkt. Freigegeben wird jeder Schritt von einem Menschen in Ihrer Kanzlei.

Ja. Im Clara-Chat lässt sich jede Anfrage einsprechen statt tippen: Clara transkribiert das Diktat und arbeitet direkt damit weiter, etwa einen Antwortentwurf vorbereiten, eine E-Mail suchen oder eine Regel anlegen. Ein Telefon-Assistent, der Mandanten-Anrufe entgegennimmt, ist das bewusst nicht.

Nein, das sind zwei Produkte von zwei Unternehmen. SteuerClara ist eine KI-Telefonassistenz der SteuerClara GmbH in Berlin (steuerclara.de): Sie nimmt Anrufe in der Kanzlei an, qualifiziert das Anliegen und vereinbart Termine. Clara ist der KI-Agent der Intoconvo GmbH (clara-agent.de): Sie übernimmt die Kanzleiarbeit mit DATEV, prüft Bescheide, recherchiert mit amtlicher Fundstelle, legt im DMS ab und schreibt Antwortentwürfe auf Mandanten-Mails. Clara nimmt keine Telefonate an. Woran Sie es erkennen: an der Aufgabe (Telefon oder Kanzleiarbeit mit DATEV), an der Domain und am Anbieter. Die ausführliche Gegenüberstellung steht unter SteuerClara oder Clara.

Nennt der Absender in seiner Mail eine Frist, übernimmt Clara sie mit dem Wortlaut in die Aufgabe. Eine Frist, die nicht in der Mail steht, legt sie nicht an. Davon getrennt setzt Clara eine eigene Wiedervorlage, damit der Vorgang rechtzeitig wieder auftaucht, und auf Wunsch schreibt sie einen Entwurf, der nur die noch fehlenden Punkte anfordert. Die Fristenkontrolle in DATEV bleibt bei Ihnen, und gesetzliche Fristen berechnet Clara nicht.

Ja. Fordert Ihre Kanzlei Unterlagen an, legt Clara dazu eine Aufgabe mit Checkliste an, auch wenn die Anfrage aus Ihrer eigenen gesendeten Mail stammt. Kommen Lohnunterlagen, SEPA-Mandate oder Arbeitsverträge nach und nach herein, hakt Clara die gelieferten Punkte selbst ab. Mit „Fehlendes anfordern“ bereitet sie einen Entwurf vor, der nur nach den offenen Punkten fragt, und Ihr Team gibt ihn frei.

Nein, nicht wenn richtig konfiguriert. Gedankenstriche, übertriebene Höflichkeit, unnötige Paragraphverweise sind in der Produktionseinstellung deaktiviert. Clara lernt aus dem Schreibstil Ihrer Kanzlei, nicht aus einem generischen Korpus. Mandanten merken den Unterschied nicht.

Microsoft 365 und Exchange Online sind die bevorzugte Anbindung über die offizielle Microsoft Graph API mit Single Sign-On. Lokale Exchange-Server sowie Standard-IMAP/SMTP-Postfächer werden alternativ unterstützt. Funktionspostfächer wie info@ in Microsoft 365 und Exchange Server bindet Clara ebenso an wie Postfächer, die Kollegen miteinander teilen. Gmail wird derzeit nicht unterstützt.

Ja. Clara arbeitet in Funktionspostfächern wie info@ und in Postfächern, die Kollegen miteinander teilen. Im Chat durchsucht sie alle Postfächer, auf die Sie in Clara Zugriff haben, in einer Frage und nennt bei jedem Treffer, aus welchem Postfach er stammt. Das Outlook-Add-in funktioniert auch in geteilten Postfächern.

§62a StBerG erlaubt Steuerberatern, Dienstleister einzubinden, verlangt aber zweierlei: eine schriftliche Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit und eine sorgfältige Auswahl. Clara erfüllt beides: Die Verschwiegenheitsverpflichtung ist Vertragsbestandteil, und der komplette Compliance-Stack (AVV, Subprozessoren, Hosting) ist im Trust Center dokumentiert und vor Vertragsschluss prüfbar.

Ja, wenn der Anbieter rechtlich korrekt eingebunden ist. Der Anbieter von Clara wird als mitwirkende Person nach §203 Abs. 4 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet, arbeitet als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeitet Daten ausschließlich in der EU, ohne KI-Training und mit verschlüsselter Speicherung. Kein Antwortentwurf verlässt die Kanzlei ohne menschliche Freigabe.

Die KI-Modelle laufen ausschließlich in der EU bzw. im EWR, über Amazon Bedrock (Frankfurt, innerhalb der EU verteilt) und Google Vertex AI (Belgien, Niederlande, EU-Region); die Texterkennung in PDF-Dokumenten über den EU-Endpunkt von Mistral AI. Ein lokaler Server oder On-Premise-LLM ist für §203-Konformität nicht erforderlich: Entscheidend ist die vertragliche Einbindung des Anbieters (Verschwiegenheitsverpflichtung, AVV, kein Training), nicht der Standort der Hardware in der Kanzlei. EU-Hosting liefert dabei aktuelle Modelle ohne eigene IT-Infrastruktur.

Ihre Mandantendaten (E-Mail-Inhalte und Anhänge) werden ausschließlich in der EU verarbeitet und nicht zum Modelltraining genutzt. Hosting, Datenbank und Dateien liegen bei Google Cloud in Frankfurt (europe-west3), die KI läuft in EU-Regionen von AWS und Google Cloud sowie, für die Texterkennung in PDF-Dokumenten, über den EU-Endpunkt von Mistral AI, Mailversand und Sicherungskopien bei AWS in Irland. In die USA fließen keine Mandantendaten. PostHog (Produktanalyse, Hosting in Frankfurt) ist eine US-Gesellschaft und erhält Name und E-Mail-Adresse der Nutzer, Nutzungsereignisse und Fehlermeldungen, keine E-Mail-Inhalte; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und ergänzende EU-Standardvertragsklauseln.

Nein. Vertraglich und technisch ausgeschlossen. Weder Intoconvo noch die eingesetzten KI-Anbieter (Amazon Web Services mit Amazon Bedrock, Google Cloud mit Vertex AI, Mistral AI mit Zero Data Retention) nutzen Ihre Daten für Modelltraining. Das ist Bestandteil des AVV (§ 7 Abs. 2) und der Verträge mit den Unterauftragsverarbeitern, nicht nur eine Policy.

Ja. Clara sucht nicht über eine öffentliche Suchmaschine, sondern in einer Kopie des Webs, die Amazon Web Services selbst betreibt. Die Suchanfragen verlassen AWS nicht und fallen unter unsere § 203-Vereinbarung mit AWS, auch wenn ein Mandantenname darin steht. Clara sucht nur, wenn eine Frage es braucht, nicht bei jeder Nachricht, und jede Suche steht als eigener Schritt im Chat. Eine Webseite öffnet sie nur, wenn du den Link selbst einfügst oder ihre Suche ihn liefert, und schickt dabei nichts aus dem Chat mit.

Bei Clara heißt das: Die KI-Anbieter (Amazon Bedrock, Google Vertex AI) nutzen Prompts und Antworten nicht zum Training und speichern sie nicht dauerhaft (§ 7 Abs. 2 AVV), siehe Zero Data Retention. Clara selbst speichert dagegen im Auftrag der Kanzlei verschlüsselte Kopien verarbeiteter E-Mails und Anhänge, Chatverläufe und Analyseergebnisse, sonst könnte sie weder suchen noch nachvollziehbar arbeiten. Nach Vertragsende wird das innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Fünf Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, so in Anlage 3 des AVV: Google Cloud (Hosting, Datenbank, Dateien und KI-Modelle über Vertex AI), Amazon Web Services (KI-Modelle über Amazon Bedrock, Diktat, Mailversand, inbox@-Kanal und Sicherungskopien), PostHog (Produktanalyse und Fehlerprotokolle, keine E-Mail-Inhalte) sowie für die DATEV-Anbindung Riecken oder Klardaten, je nachdem, welches Gateway die Kanzlei nutzt. Alle verarbeiten in der EU bzw. im EWR, PostHog ist zusätzlich DPF-zertifiziert. Die komplette Liste mit Zweck und Ort steht im Trust Center.

Clara nutzt DATEVconnect, die dokumentierte Schnittstelle der DATEV eG: Import der Mandantenstammdaten, Lesen und Ablegen im DMS und lesender Zugriff auf DATEV Rechnungswesen und DATEV Lohn und Gehalt. In beide schreibt Clara nichts. DATEV LODAS liest Clara nicht. Für das Kontoblatt braucht die Kanzlei das DATEV-Zusatzprodukt „DATEVconnect Kontobuchungen“. Kein Screenscraping, keine Oberflächen-Automatisierung — Clara hängt also nicht an Bildschirmmasken, die sich mit jedem Update verschieben.

Ja. Die Dokumentenablage in DATEV Unternehmen Online wird unterstützt. Clara erkennt Belege (Rechnungen, Verträge, Bescheinigungen) aus E-Mail-Anhängen und legt sie nach Ihrer Bestätigung im richtigen Mandantenkonto ab. Die Kategorisierung nach Beleg-Art ist konfigurierbar.

30-Minuten-Call, keine Folien. Wir schauen live in Ihr Postfach, klassifizieren exemplarisch 20 Mails und zeigen, was Clara in Ihrem Setup übernehmen würde. Danach entscheiden Sie.

Nein. Clara läuft in Outlook. Mitarbeiter öffnen ihr Postfach und sehen sortierte Mails und vorbereitete Entwürfe. Jeder Nutzer bekommt von uns ein kurzes persönliches Onboarding — eine eigene Schulung braucht es nicht.

Ja. Clara analysiert die gesendeten Mails jedes Mitarbeiters separat und passt Ton, Anrede und Formulierungen an. Eine Steuerberaterin schreibt anders als eine Sachbearbeiterin. Clara merkt sich beide Profile und setzt sie kontextabhängig ein.

Clara legt sie in einen „Unklar“-Ordner und fordert Rückmeldung an. Statt zu raten und Fehler zu produzieren, fragt Clara nach. Wenn Sie ihr sagen, wie solche Fälle künftig zu behandeln sind, merkt sich Clara das sichtbar in Ihrem Kanzleiwissen. Dort können Sie den Eintrag jederzeit einsehen und ändern.

Clara übernimmt Fristen, die ein Absender in seiner Mail nennt, mit dem Wortlaut in die Aufgabe und setzt daneben eine eigene Wiedervorlage. In der Aufgabenliste stehen Fristen, überfällige Aufgaben und alles für heute oben. Gesetzliche Fristen berechnet Clara nicht, und die Fristenliste in DATEV pflegen Sie weiterhin selbst.

Jede Klassifikation, Ablage und jeder Entwurf ist auditierbar. Clara protokolliert, welche E-Mail sie wie bewertet hat und warum. Korrekturen durch Ihr Team sind nachverfolgbar. Kein Blackbox-Verhalten.

Ein aktives Postfach ist ein Postfach, in dem Clara im Abrechnungszeitraum mindestens eine E-Mail verarbeitet hat. Urlaub oder Krankheit eines Mitarbeiters reduziert also automatisch die Kosten. Keine Pauschalen für inaktive Postfächer.

Monatlich oder jährlich wählbar. Der Monatsvertrag ist jederzeit kündbar und endet zum Ende des laufenden Monats, beim Jahresvertrag kündigst du bis 30 Tage vor der Verlängerung. Jahresverträge erhalten einen Preisvorteil; Details stehen auf der Preisseite.