Kanzleiwissen,
das Clara selbst pflegt

Das Kanzleiwissen ist Claras KI-Wissensdatenbank für Steuerkanzleien: Vorlagen, Checklisten, Merkblätter und eure Arbeitsweisen an einem Ort. Clara liest es in jedem Gespräch, schreibt selbst auf, was dauerhaft gilt, und jede Änderung lässt sich nachlesen und zurücknehmen.

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In beiden Tarifen enthalten, ab 150 € pro Nutzer und Monat, netto. Eine DATEV-Anbindung ist dafür nicht nötig.

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So entsteht
euer Kanzleiwissen

Vier Schritte, drei davon macht Clara. Der letzte bleibt bei dir.

Vorlagen, Checklisten, Merkblätter und Prozessbeschreibungen kommen in den Bereich Kanzlei, eigene Notizen in deinen persönlichen Bereich. Dateien bis 1 GB, gescannte PDFs liest Clara mit. Ein einzelnes Dokument liest sie bis 50 MB.
Zu jeder Datei schreibt Clara einen Satz Zusammenfassung. Gefunden wird, was drinsteht, nicht der Dateiname: „Wie mahnen wir beim zweiten Mal?“ führt zum passenden Merkblatt.
Erzählst du im Chat, wie ihr etwas handhabt, hält Clara es fest, nur für dich oder für die ganze Kanzlei. Aus langen Unterlagen wie einem Kanzleihandbuch macht sie auf Wunsch übersichtliche Seiten.
Jede Seite kannst du lesen und bearbeiten. Jede Änderung steht im Verlauf, mit Angabe, ob Clara oder ein Mensch sie gemacht hat, und lässt sich rückgängig machen.

KanzleiVorlagen

7 Dateien·Zuletzt heute von Dana Vogt geändert

In Vorlagen suchenWie mahnen wir beim zweiten Mal?

Hinzufügen

Seiten und Dateien 7Treffer für „Wie mahnen wir beim zweiten Mal?“

Merkblatt Mahnwesen.pdfPDF · Clara liest die Datei noch …Kanzlei › Vorlagen · Wann wir mahnen, mit welchen Fristen und ab wann Mahngebühren anfallen.„… Die zweite Mahnung geht 14 Tage nach der ersten raus, mit sieben Tagen Frist und dem Hinweis auf Verzugszinsen …“Dana Vogt · heute

Mahnschreiben Stufe 2.dotxWord · Vorlage für die zweite Mahnung mit Fristsetzung und Hinweis auf Verzugszinsen.Jens Albers · 14.10.

Offene Honorare nachhaltenSeite · Wer offene Honorarrechnungen nachhält und wann wir zum ersten Mal erinnern.Clara · 06.10.

Checkliste Jahresabschluss.pdfPDF · Unterlagen, die wir vor dem Jahresabschluss beim Mandanten anfordern.Dana Vogt · 02.10.

Honorarübersicht 2026.xlsxExcel · Stundensätze und Pauschalen je Leistung, Stand Januar 2026.Jens Albers · 18.09.

Vollmachten anfordernSeite · So fordern wir Vollmachten an und wo die unterschriebene Fassung liegt.Clara · 11.09.

Zahlungserinnerung.dotxWord · Freundliche erste Erinnerung ohne Fristsetzung, für Honorarrechnungen.Dana Vogt · 28.08.

Die Vorlage liegt unter Kanzlei › Vorlagen, das Merkblatt dazu gleich daneben. Soll ich dir daraus einen Entwurf für die Nussbaum GmbH vorbereiten?

Bei uns gehen zweite Mahnungen erst raus, wenn der Mandatsverantwortliche zugestimmt hat. Halt das bitte für die Kanzlei fest.

Gemerkt

Ist notiert, für die ganze Kanzlei. Ich halte mich ab jetzt daran, auch in Entwürfen.

Gemerktin Kanzlei › Übersicht

Zweite Mahnungen gehen erst raus, wenn der Mandatsverantwortliche zugestimmt hat.

Nur für michGanze KanzleiAnsehenRückgängig

Nachricht an Clara...

Dateien anhängenSkill

Kanzlei › ÜbersichtKopierenBearbeiten

So arbeitet die Kanzlei: Absprachen, die für alle gelten.So arbeiten wir

Mandantengespräche legen wir im DMS unter Korrespondenz ab.
Belege fordern wir zum 10. des Folgemonats an.
Fristen trägt die Sachbearbeitung selbst ein.

Zweite Mahnungen gehen erst raus, wenn der Mandatsverantwortliche zugestimmt hat.Neu von Clara, heute

Fristen und Termine

Fristverlängerungen beantragt, wer das Mandat führt.
Termine mit Mandanten stehen im Kanzleikalender.

VerlaufJede Fassung lässt sich wiederherstellen.

Dana Vogt · heute 10:46Zurückgenommen: Gemerkt (Übersicht)Rückgängig

Clara · heute 10:42Im Chat mit Dana Vogt: „Mahnwesen“Gemerkt in Übersicht: „Zweite Mahnungen gehen erst raus, wenn …“Chat öffnen·Rückgängig

Jens Albers · 02.11. 16:20Neue Fassung: ÜbersichtAnsehen·Wiederherstellen

Clara · 28.10. 09:05Für Jens AlbersGemerkt in Übersicht: „Belege fordern wir zum 10. des Folgemonats an.“

Was Clara
dabei erledigt

Das Kanzleiwissen gilt im Chat und für die Entwürfe im Postfach. Geteilte Postfächer lesen nur den Bereich Kanzlei.

Liest die Übersicht der Kanzlei und deine persönliche in jedem Gespräch

Findet Vorlagen, Merkblätter und Checklisten über ihren Inhalt, auch gescannte

Schreibt Arbeitsweisen und Absprachen der Kanzlei als eigene Seiten auf

Macht aus langen Unterlagen übersichtliche Seiten mit Verweisen untereinander

Führt eure Textbausteine als Seiten, „Kopieren“ fügt sie formatiert in Outlook ein

Nutzt die Formulierungen der Kanzlei auch für Antwortentwürfe im Postfach

Zeigt nach jeder Änderung, wo sie steht, mit einem Knopf zum Rückgängigmachen

Nimmt auf Wunsch alles zurück, was in einem Chat geändert wurde

Stellt gelöschte Seiten und Dateien wieder her

Kennt bei Kanzleien mit mehreren Standorten auch den Bereich der eigenen Niederlassung

„Genau eine solche Lösung habe ich seit Jahren gesucht. Clara unterstützt uns bei so vielen Prozessen.“

Nico Herr

Geschäftsführer

Du behältst
die Kontrolle

Clara schreibt mit, du siehst jede Zeile.

Alles sichtbarWas Clara über eure Kanzlei weiß, steht als Seite unter Wissen. Ein verstecktes Gedächtnis, das niemand einsehen kann, gibt es nicht.

Kanzlei und Persönlich getrenntWas du nur für dich festhältst, sehen Kollegen nicht. Nach dem Merken siehst du, wo der Eintrag liegt, und stellst ihn mit einem Klick um. Wer den Kanzlei-Bereich ändern darf, legen eure Admins fest.

Jeder Schritt umkehrbarJede Änderung steht im Verlauf und lässt sich zurücknehmen, Gelöschtes stellst du wieder her. Endgültig gelöscht wird nur, was du ausdrücklich bestätigst.

Datenschutz und § 203 StGB

Verarbeitung ausschließlich in der EU, Hosting in Frankfurt
Kein Training mit euren Daten
AV-Vertrag mit schriftlicher Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB

Weitere Angaben im Trust Center →

Häufige Fragen zum Kanzleiwissen

Wie baue ich eine Wissensdatenbank für die Kanzlei mit KI auf?

Mit Clara musst du vorab nichts strukturieren. Legt Vorlagen, Checklisten und Merkblätter in den Bereich Kanzlei und erzählt Clara im Chat, wie ihr Dinge handhabt. Sie schreibt daraus eigene Seiten und hält die Übersicht aktuell. Eine feste Gliederung gibt Clara nicht vor, Ordner legt ihr so an, wie ihr arbeitet.

Merkt sich Clara Dinge, ohne dass ich es sage?

Ja, wenn etwas dauerhaft gilt, etwa eine Vorgabe der Kanzlei oder eine Absprache mit einem Mandanten. Ein „merk dir“ ist dafür nicht nötig. Clara zeigt im Chat, was sie aufgeschrieben hat und wo, mit einem Knopf zum Rückgängigmachen. Einmaliges und Smalltalk hält sie nicht fest.

Ersetzt das unser Kanzleihandbuch?

Es kann das Kanzleihandbuch aufnehmen. Liegt es als Datei im Bereich Kanzlei, findet Clara die passende Stelle über den Inhalt, und auf Wunsch macht sie daraus einzelne Seiten. Für den Inhalt bleibt ihr verantwortlich, Clara hält ihn nur greifbar.

Was ist der Unterschied zum DMS?

Im DATEV DMS liegen die Dokumente eurer Mandanten. Im Kanzleiwissen liegt, wie ihr arbeitet: Vorlagen, Abläufe und Absprachen. Clara nutzt beides, Mandantendokumente legt sie weiterhin im DMS ab.

Ändert das Kanzleiwissen, was Clara automatisch tut?

Nein. Das Kanzleiwissen bestimmt, wie Clara schreibt, etwa Anrede, Formulierungen oder den Aufbau einer Antwort. Was sie im Hintergrund tut, regeln weiterhin eure Regeln.

Was ist der Unterschied zu einem Skill?

Ein Skill ist ein Ablauf, den du auf Zuruf startest, etwa den Versand der Monatsauswertungen. Das Kanzleiwissen sind Fakten, Vorlagen und Arbeitsweisen, die Clara in jedem Gespräch berücksichtigt.

Können wir festlegen, wer das Kanzleiwissen ändert?

Ja. Unter Organisation › Kanzlei stellen Admins ein, ob alle Mitglieder oder nur ausgewählte das Kanzleiwissen, die Team-Skills und die geteilten Routinen ändern dürfen. Alle anderen lesen und nutzen alles weiter. Bittet jemand ohne diese Rolle Clara, etwas für die Kanzlei festzuhalten, legt sie es unter Persönlich ab und sagt, wer es übernehmen kann.

Geht das auch für mehrere Standorte?

Ja. Für Kanzleien mit mehreren Standorten schalten wir auf Wunsch einen Bereich je Niederlassung frei. Admins ordnen jedes Mitglied einer Niederlassung zu, im Kanzleiwissen stehen dann Kanzlei, die eigene Niederlassung und Persönlich, und Clara kennt die Übersicht der eigenen Niederlassung in jedem Gespräch.

Brauche ich dafür einen bestimmten Tarif?

Nein. Das Kanzleiwissen ist in beiden Tarifen enthalten, ab 150 € pro Nutzer und Monat. Eine DATEV-Anbindung ist dafür nicht nötig.

Alle Fragen auf der FAQ-Seite →