Was Clara für dich übernimmt
Clara ist der KI-Agent für Steuerkanzleien, der die Kanzleiarbeit mit DATEV übernimmt: Sie prüft Bescheide, recherchiert mit Fundstelle, legt Dokumente im DATEV DMS ab und schreibt Antworten im Stil der Kanzlei. Entscheiden bleibt beim Menschen.
Was Clara von selbst tut
Über Nacht gesichtet und geordnet. Morgens liegt vor, was du nur noch freigeben musst.
Antwortentwurf erstellenDie Antwort liegt fertig im Entwurfsordner, im Stil der Kanzlei.Clara liest den Verlauf, erkennt das Anliegen und schreibt im gelernten Schreibstil. Sie versendet nicht — der Entwurf wartet auf die Freigabe.
Die To-do-Liste führt sich selbstZu jeder Anfrage siehst du, was vom Mandanten schon da ist und was noch fehlt.Clara legt pro Anfrage eine Aufgabe mit Checkliste und Mandant an, auch aus deinen gesendeten Mails, und hakt Punkte ab, sobald Unterlagen eingehen. Eine Frist übernimmt sie nur, wenn sie in der Mail steht, die Wiedervorlage setzt sie selbst.
KanzleiwissenClara kennt eure Vorlagen und Arbeitsweisen und findet Dateien über ihren Inhalt.Was dauerhaft gilt, schreibt Clara selbst auf, nur für dich oder für die ganze Kanzlei. Jede Seite ist sichtbar, jede Änderung steht im Verlauf und lässt sich rückgängig machen.
DMS-AblageDer Ablagevorschlag steht bereit, ein Klick legt ab.Clara ordnet Mail und Anhänge Mandant und Register zu, splittet PDFs und schreibt die Ablagehistorie mit. Bereits abgelegte Dokumente ändert oder verschiebt sie nach deiner Bestätigung. Bestehende Strukturen bleiben. Nur DATEV.
An Clara delegierenRegeln als Sätze — einmal beschreiben, dann läuft es von selbst.Keine Wenn-Dann-Bäume, sondern Sätze: „Newsletter aussortieren“, „Terminwünsche mit freien Zeitfenstern beantworten“.
Gemeinsame Postfächerinfo@ und geteilte Postfächer, im Chat in einer Suche.Clara arbeitet auch in Funktionspostfächern wie info@ und in Postfächern, die Kollegen miteinander teilen. Im Chat durchsucht sie alle Postfächer, auf die du Zugriff hast, in einer Frage, und das Outlook-Add-in läuft auch im geteilten Postfach.
Was du ihr aufträgst
Ein Satz genügt. Ton, Empfänger und Betreff gehören zum Auftrag — der Chat ist die Eingabe, nicht das Produkt.
Suche in E-Mail und DMSWo steht der Vorgang? Clara liest Verlauf und DMS.Sie durchsucht Postfach und DATEV DMS gemeinsam und fasst zusammen, was vereinbart wurde und was offen ist — mit Verweis auf die Quelle. Braucht eine Frage das Web, sucht sie § 203-konform in einer Kopie des Webs bei Amazon Web Services und verlinkt die Quelle.
Stammdaten pflegen und Mandanten anlegenUmzug, neue Bankverbindung, neue Steuernummer: Clara trägt es in DATEV ein.Clara ändert Anschrift, Kommunikation, Bankverbindung, Finanzamt und Steuernummer, Steuer-IdNr., USt-IdNr., Namen und Familienstand eines Mandanten und legt neue Mandanten mit der nächsten freien Nummer an. Jede Änderung kommt als Karte, die du prüfst und bestätigst. Überschrieben wird nichts, das Bisherige bleibt als Historie stehen. Auf Nachfrage listet sie auch, bei welchen Mandanten Ausweisdaten fehlen oder abgelaufen sind. Im Tarif Agent + DMS, wir schalten es je Kanzlei frei.
Postfach per Chat aufräumenVerschieben, erledigen, kennzeichnen — in einem Satz.„Leg alle Newsletter von letzter Woche in den Ordner Info“: Clara zeigt, welche Mails sie anfassen würde, und führt es nach deiner Bestätigung aus. Löschen gehört bewusst nicht dazu.
RechnungswesenOffene Posten und Salden aus DATEV, Buchungsstapel in die Stapelverarbeitung.Clara liest DATEV Rechnungswesen mit: offene Posten, Summen- und Saldenliste und Kontoblätter eines Mandanten. Auf Wunsch erstellt sie einen Buchungsstapel und sendet ihn nach eurer Freigabe unverarbeitet in die Stapelverarbeitung.
Lohn und GehaltMitarbeitende und Abrechnungsergebnisse aus DATEV, je Monat.Clara liest DATEV Lohn und Gehalt mit: Mitarbeitende, Beschäftigte zum Quartalsende und die Abrechnungsergebnisse bis zu 24 Monate zurück, je Monat oder Mitarbeiter. Nur lesend, LODAS ist nicht angebunden.
EigenorganisationStunden auswerten und die eigenen Zeiten eintragen lassen.Clara liest aus DATEV Eigenorganisation comfort Aufträge mit Stunden, Kosten und Deckungsbeitrag, Kanzleirechnungen und Soll und Ist je Mitarbeiter samt Urlaub und Krankheit. Deine Tageszeiten schlägt sie aus deinen bisherigen Buchungen vor und trägt sie nach deiner Bestätigung in die Massendatenerfassung ein, aus der ihr sie übernehmt.
BescheidprüfungAbweichung, Begründung, Einspruch — auch für hundert auf einmal.Clara vergleicht den Bescheid mit der Erklärung, benennt die Abweichung und legt den Einspruchsentwurf vor. Passt alles, stempelt sie den Bescheid auf Wunsch und legt ihn als neue Version im DMS ab. Prüfen und freigeben bleibt bei dir.
Tagesaktuelle GesetzesdatenbankAntwort mit amtlicher Fundstelle, täglich aktueller Stand.Recherche in einer täglich aktualisierten Rechtsdatenbank mit allen Bundesgesetzen und Verordnungen. Jede Antwort nennt die Fundstelle, damit sie prüfbar bleibt.
Dokumente erstellen und abgleichenBrief, Einspruch, Excel-Liste oder Präsentation — fertig zum Herunterladen.Clara erzeugt Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und CSV-Dateien aus dem, was sie im Postfach, im DMS und im Chat findet, bearbeitet bestehende Word-Dokumente weiter und gleicht zwei Unterlagen gegeneinander ab, etwa Kontoblatt gegen OP-Liste.
Meetings buchenClara schlägt Termine vor und trägt sie ein.Sie prüft die Verfügbarkeit in allen verbundenen Kalendern, schlägt passende Zeiten vor und bucht den Termin — nach deiner Bestätigung, mit Einladung an alle Teilnehmer. Fragen zu deinen Terminen beantwortet sie auch.
Routinemails im StapelEin Auftrag, hundert eigene Mails.Clara schreibt jede Mail einzeln, zieht den passenden Anhang aus dem DATEV DMS und legt alle als Entwürfe vor. Kein Serienbrief.
Eigene SkillsEuren Ablauf einmal beschreiben — Clara kann ihn ab dann.Aus einer erledigten Arbeit wird ein Skill: die BWA-Auswertungsmail etwa liest Clara danach selbst aus dem DMS und vergleicht mit dem Vorjahresmonat. Persönlich, in der Kanzlei geteilt oder als Vorlage von Clara.
Chats in der Kanzlei teilenEin Link, und die Kollegin arbeitet in deinem Chat weiter.Mit „Teilen“ bekommst du einen Link, den alle in der Kanzlei öffnen können. Der Chat ist dort lesend und immer aktuell, mit allen Dateien, und mit „In eigener Kopie weiterarbeiten“ übernimmt die Kollegin ihn mit ihren eigenen Rechten. Mails aus deinem Postfach und deine persönlichen Seiten bleiben privat.
Clara in Microsoft 365
Teams, To Do, Planner, Kalender, OneDrive und SharePoint: einmal unter Einstellungen verbunden, arbeitet Clara mit allem, was du dort siehst. Im Tarif Agent enthalten.
Teams durchsuchenWas im Teams-Chat besprochen wurde, findet Clara mit.Clara durchsucht deine Teams-Chats und Kanäle, sagt, wer was wann und wo geschrieben hat, und liest den Verlauf drumherum. Sie sieht nur, was du selbst in Teams siehst, und schreibt nichts in Teams. Meist gibt eure Microsoft-Administration das einmal frei.
Aktenvermerk aus der Teams-BesprechungAus dem Transkript wird der Aktenvermerk, ohne Copy-and-paste.Zu einem Termin in deinem Kalender holt Clara das Transkript der Teams-Besprechung und schreibt daraus den Aktenvermerk. Dafür muss das Transkript in Teams aufgezeichnet sein und eure Administration es freigegeben haben.
Aufgaben aus Outlook, To Do und PlannerEine Liste für alles, was du erledigen musst.In Outlook markierte Mails, deine To-do-Aufgaben und die dir zugewiesenen Planner-Aufgaben stehen neben Claras eigenen Aufgaben. Abhaken gilt in beide Richtungen.
Termine kennen„Was steht heute an?“ beantwortet Clara aus deinem Kalender.Clara liest deine Termine mit Betreff, Teilnehmern und Ort aus Microsoft 365 oder Google. Als Routine fasst sie dir morgens zusammen, was ansteht. In Entwürfen an Mandanten sieht sie nur, wann du belegt bist.
OneDrive und SharePointClara findet Dateien dort, wo eure Kanzlei sie ablegt, und legt selbst ab.Clara durchsucht OneDrive und alle SharePoint-Bibliotheken, liest PDF und Word, hängt Dateien an Entwürfe und legt Dateien dort ab oder ersetzt sie, immer mit deinen Rechten.
Routinen
Das alles beschreibst du Clara einmal. Danach läuft es von selbst.
Newsletter aussortierenLieferantenrechnungen ablegenMandanten-Rückfragen weiterleiten und Eingang bestätigenKrankmeldung bestätigen, fehlende AU nachfordernPersonalfragebogen auf Vollständigkeit prüfen, Fehlendes nachfragenBWA lesen und den Versand an den Mandanten vorbereitenDeine nächste Routine, in einem Satz
Success Stories
So arbeiten Kanzleien mit Clara
Mehr Stories sind auf dem WegWeitere Kanzleien erzählen bald, wie sie mit Clara arbeiten.
Häufige Fragen zu Funktionen
Was kann Clara im Überblick?
Clara ist der KI-Agent für Steuerkanzleien, der die Kanzleiarbeit mit DATEV übernimmt. Sie prüft Bescheide gegen die Erklärung und entwirft den Einspruch, recherchiert in einer tagesaktuellen Gesetzesdatenbank mit amtlicher Fundstelle und beantwortet über die offizielle DATEV-Schnittstelle Fragen aus dem DATEV DMS, aus DATEV Rechnungswesen und aus DATEV Lohn und Gehalt. Nach deiner Bestätigung pflegt sie die Mandantenstammdaten in DATEV und legt neue Mandanten an. Sie erzeugt Excel-, Word-, PowerPoint- und PDF-Dateien, gleicht Unterlagen gegeneinander ab, führt eigene Skills der Kanzlei aus und legt Dokumente nach dem Ablage-Knigge im DATEV DMS ab. Im Postfach (Microsoft 365, Exchange oder IMAP) klassifiziert sie Mandanten-Mails, schreibt Antwortentwürfe im Schreibstil der Kanzlei und führt zu jeder Anfrage eine Aufgabe mit Checkliste. Vorlagen, Checklisten und Arbeitsweisen der Kanzlei hält sie im Kanzleiwissen, das sie selbst pflegt. Die Einrichtung dauert rund 30 Minuten, gehostet wird in Frankfurt, § 203-konform und ohne Training auf Kundendaten. Ab 150 € netto pro Nutzer und Monat, mit DATEV-Anbindung für Suche im DMS, Rechnungswesen, Lohn und Ablage ab 250 €. Freigegeben wird jede Antwort von einem Menschen.
Versendet Clara selbst?
Nein. Antworten an Mandanten sind ausnahmslos Entwürfe, versendet wird erst, wenn ein Mensch freigibt. Automatisch versendet Clara nur, was du ausdrücklich als Weiterleitungsregel eingerichtet hast, und Antworten auf Nachrichten, die jemand direkt an die Clara-Adresse schickt. Jede Klassifikation und jede Ablage ist nachvollziehbar und korrigierbar.
Funktioniert Clara ohne DATEV?
Ja. Der Agent-Tarif arbeitet ohne DATEV-Anbindung: Sortieren, Chat und Suche im Postfach, Antwortentwürfe, Aufgaben, Kanzleiwissen, Routinemails, Recherche, Bescheidprüfung aus E-Mail-Anhängen, Dateien, Termine, eigene Skills und die Anbindung an Teams, To Do, Planner, OneDrive und SharePoint. Ihre volle Stärke spielt Clara mit der DATEV-DMS-Anbindung aus, mit Ablage, Suche im DMS, Anhängen je Mandant, dem Buchungsstand aus DATEV Rechnungswesen und den Abrechnungsergebnissen aus DATEV Lohn und Gehalt.
Braucht das eine Migration?
Nein. Clara hängt sich an Outlook und DATEV, wie sie sind. Bestehende Ordnerstrukturen bleiben, im DMS wie im Postfach. Für Outlook gibt es ein von Microsoft verifiziertes Add-in aus dem AppSource-Store, dazu kommt die Web-App.
Was passiert mit unseren Daten?
Clara verarbeitet alle Daten ausschließlich in europäischen Rechenzentren, verschlüsselt Zugangsdaten und E-Mail-Inhalte mit AES-256 und nutzt deine Daten nicht zum Training von KI-Modellen, vertraglich zugesichert. Du bekommst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB.
Wie lernt Clara unsere Kanzlei?
Beim Start kalibriert sich Clara an deinem Postfach: Ordner, Tags und dein Schreibstil kommen aus deiner bisherigen Korrespondenz. Mit der DATEV-Anbindung kennt sie zusätzlich deine Mandanten. Alles Weitere beschreibst du ihr in einfachen Sätzen: als Regel, als Routine oder als Skill. Was dauerhaft gilt, schreibt Clara sichtbar in euer Kanzleiwissen, wo du jeden Eintrag einsehen und ändern kannst.
