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Regeln einfach beschreiben, keinen komplizierten Prozess bauen

Clara, der KI-Agent für Steuerkanzleien, versteht E-Mail-Regeln als Sätze: Du beschreibst einmal, was passieren soll. Clara liest die Regel bei jeder eingehenden Mail und wendet sie an — sortieren, markieren, weiterleiten, den Entwurf vorbereiten.

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Im Tarif Agent: 150 € pro Nutzer und Monat, netto. Regeln laufen mit dem Postfach allein — nur der Ablagevorschlag braucht eine DATEV-Anbindung.

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So entsteht
eine Regel

Vier Schritte, drei davon macht Clara. Der letzte bleibt bei dir.

  1. „Newsletter aussortieren.“ Kein Baukasten, keine Und-Oder-Klammern. Wer mag, lässt sich helfen: Der Regel-Assistent sieht ins Postfach, fragt nach und schlägt eine fertige Regel vor.

  2. Zu jeder Regel entsteht eine Zusammenfassung — was löst aus, was passiert. Du siehst vor dem Speichern, was du gerade beschrieben hast.

  3. Bei jeder eingehenden Mail: Kategorie setzen, in einen Ordner verschieben, weiterleiten oder die Weiterleitung als Entwurf vorbereiten, einen Antwortentwurf anlegen oder die Ablage vorbereiten.

  4. Zu jeder Regel stehen die letzten Treffer. Pausieren statt löschen geht jederzeit, und wenn eine Regel zu oft feuert, meldest du es — daraus baut Clara sie um.

Was Clara
dabei erledigt

Der Unterschied zu Outlook-Regeln: Hier muss niemand vorher wissen, wie eine Mail aussehen wird. Es reicht zu beschreiben, worum es geht.

Liest die Regel als Text, statt Bedingungen abzuhaken
Versteht Markierungen wie @tag, @folder, @forward und @attachment
Setzt Outlook-Kategorien in der Farbe, die ihr wählt
Verschiebt in genau einen Ordner, nie in zwei
Legt einen neuen Ordner direkt aus dem Regel-Dialog an
Hängt hinterlegte Dateien an den Entwurf, bis zu fünf je Regel
Zeigt pro Regel die letzten Treffer — auch „noch nie gefeuert“
Prüft beim Übernehmen einer geteilten Regel, ob Ordner und Adressen existieren
„Beeindruckend, wie strukturiert Clara unsere Kommunikation aufbereitet und Dokumente automatisiert verarbeitet.“
Marcel Schneidewind, Geschäftsführer
Marcel Schneidewind
Geschäftsführer
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Du behältst
die Kontrolle

Ein Agent, der im Postfach mitläuft, braucht klare Grenzen. Hier sind die drei, die zählen.

Nichts ohne RegelDer Agent tut im Hintergrund nichts, was nicht durch mindestens eine Regel gedeckt ist. Und ein Schalter in der Seitenleiste hält ihn komplett an.
Weiterleiten ist die AusnahmeAntworten an Mandanten sind Entwürfe, selbst verschickt Clara sonst nur Antworten auf Nachrichten an die Clara-Adresse. Von den Regeln versendet nur eine Weiterleitungsregel wirklich, an genau die Adresse, die im Regeltext steht. Soll auch die Weiterleitung erst geprüft werden, legt Clara sie als Entwurf an.
Pausieren statt löschenEine Regel, die gerade stört, legst du still und schaltest sie später wieder an. Geteilte Regeln übernehmen Kollegen freiwillig, aufgezwungen wird nichts.

Datenschutz und § 203 StGB

  • Verarbeitung ausschließlich in der EU, Hosting in Frankfurt
  • Kein Training mit euren Daten
  • AV-Vertrag mit schriftlicher Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB
Weitere Angaben im Trust Center →

Häufige Fragen zu Regeln

Muss ich Bedingungen zusammenklicken?
Nein. Eine Regel ist ein Satz, den der Agent liest — es gibt keinen Wenn-Dann-Baum. Wo es genau werden muss, setzt du Markierungen in den Text: @tag für die Kategorie, @folder für den Ordner, @forward für die Adresse, @attachment für eine Datei. Alles andere bleibt Sprache.
Was kann eine Regel auslösen?
Eine Kategorie setzen, die in Outlook sichtbar wird. In einen Ordner verschieben. An eine hinterlegte Adresse weiterleiten oder die Weiterleitung mit allen Anhängen als Entwurf vorbereiten. Einen Antwortentwurf anlegen. Mit DATEV-Anbindung einen Ablagevorschlag erzeugen, und bei freigeschalteten Aufgaben eine Aufgabe anlegen oder schließen.
Gelten Regeln auch für Mails, die wir selbst schreiben?
Nein. Ausgehende Post läuft nicht durch die Regel-Logik. Clara sieht sie sich trotzdem an — auf Zusagen, aus denen eine Aufgabe wird, und darauf, ob etwas in den Ordner des Mandanten gehört.
Arbeitet eine neue Regel alte E-Mails nach?
Nein. Regeln greifen ab dem Moment, in dem sie stehen; rückwirkend wird nichts verarbeitet. Was du im Postfach nachträglich geprüft haben willst, gibst du Clara im Chat als Auftrag.
Was ist eine Routine, und kann ich sie teilen?
Eine Routine läuft zu einer festen Zeit, etwa werktags um 7 Uhr, und schickt dir das Ergebnis per Mail. Eine geteilte Routine finden Kolleginnen und Kollegen unter „Vom Team“ und schalten sie mit einem Klick für sich ein; sie läuft dann im eigenen Postfach zur eigenen Zeit. Admins können eine geteilte Routine auch für alle einschalten. Steht in der Routine „nur melden, wenn etwas vorliegt“, bleibt sie an ruhigen Tagen still, und Entwürfe legt sie auf Wunsch als Vorschlag im Chat ab statt im Postfach.
Können Kollegen meine Regeln übernehmen?
Ja. Regeln lassen sich mit der Organisation teilen, und wer eine übernimmt, bekommt sie in sein eigenes Regelwerk. Beim Übernehmen prüft Clara, ob der Ordner, die Adresse und die angehängten Dateien beim neuen Nutzer überhaupt vorhanden sind.
Alle Fragen auf der FAQ-Seite →

Passt dazu

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Antwortentwurf erstellenZur Funktion →Die To-do-Liste führt sich selbstZur Funktion →DMS-AblageZur Funktion →Suche in E-Mail und DMSZur Funktion →
Conrad Denzer, Mitgründer von Intoconvo

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