Nie mehr händisch in
Outlook und DMS suchen
Clara, der KI-Agent für Steuerkanzleien, durchsucht Postfach und DATEV DMS gemeinsam: Sie liest Dokumente, Threads und Anhänge — und gibt dir zurück, wonach du suchst.
Die Suche im Postfach gehört zum Tarif Agent, 150 € pro Nutzer und Monat. Für das DATEV DMS braucht es Agent + DMS mit 250 €, jeweils netto.
Zu den Preisen →So entsteht
eine Antwort
Vier Schritte, drei davon macht Clara. Der letzte bleibt bei dir.
Beziehe dich auf eine Mail, in deren Umfeld Clara suchen soll — oder frag frei nach Dokument, Zeitraum, Absender oder Vorgang. Eine Suchsyntax gibt es nicht.
Sie sucht in allen Postfächern, auf die du Zugriff hast, und im DATEV DMS gleichzeitig: Betreff und Verlauf, Dokumente, Register, Veranlagungsjahr und Status. Dazu zählen dein eigenes Postfach, mit dir geteilte Postfächer von Kollegen und Funktionspostfächer wie info@.
Clara öffnet, was sie findet: ganze Threads, Office-Dateien, PDFs auch als Scan. Was nicht im Index liegt, holt sie live vom Mailserver. Am Ende steht eine Antwort, keine Trefferliste.
Jede Quelle steht als Chip in der Antwort und lässt sich von dort öffnen — die Outlook-Mail genauso wie das DMS-Dokument. Der Beleg liegt immer daneben.
Was Clara
dabei erledigt
Suchen heißt hier nicht Treffer auflisten. Clara liest die Treffer und beantwortet die Frage, die du gestellt hast.
Findet kontextuell in Outlook und DMS, nicht nur beim exakten Wort
Liest den Anhang mit, auch den gescannten
Holt alte Mails live vom Mailserver, wenn sie nicht im Index liegen
Sucht über mehrere Postfächer und nennt bei jedem Treffer das Postfach
Findet Dateien im Kanzleiwissen über ihren Inhalt, auch gescannte
Liest bei Bedarf den ganzen Verlauf um einen Treffer
Sucht § 203-konform im Web, nur wenn die Frage es braucht, mit Link auf die Quelle
Filtert im DMS über Register, Veranlagungsjahr, Status und Dokumentnummer
Verschafft bei vielen Treffern den Überblick statt der Details
Findet im Mandantenprofil Steuernummer, Finanzamt und Mandatsbearbeiter
Listet Mandanten nach Sachbearbeiter, Bereich, Status oder Niederlassung
Durchsucht OneDrive und SharePoint und legt Dateien dort ab
Findet in Teams-Chats und Kanälen, wer was wann geschrieben hat
Schlägt im DATEV Hilfe-Center nach und nennt die Dok.-Nr.
„Wer effizienter arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen möchte, spürt mit Clara sofort einen echten Mehrwert.“
Yvonne Schleimer
Partnerin
Du behältst
die Kontrolle
Eine Antwort ohne Beleg ist keine Antwort. Und wer ins DMS sehen darf, entscheidet die Kanzlei.
Immer mit FundstelleZu jeder Aussage gehört der Beleg. E-Mail und DMS-Dokument hängen als Chip an der Antwort und lassen sich von dort öffnen — du prüfst nach, ohne nach DATEV zu wechseln.
Sie rät nichtWas in DATEV nicht gepflegt ist, meldet Clara als „nicht hinterlegt“. Eine Steuernummer erfindet sie nicht, auch nicht als plausible Zahl.
Wer suchen darf, legt ihr festDie DMS-Suche wird pro Mitglied freigeschaltet, Grundlage ist die DATEV-Benutzerzuordnung. Ohne sie sieht Clara das DMS nicht. Mandanten, die ihr für einzelne Mitglieder sperrt, bleiben für diese gesperrt.
Datenschutz und § 203 StGB
- Verarbeitung ausschließlich in der EU, Hosting in Frankfurt
- Kein Training mit euren Daten
- AV-Vertrag mit schriftlicher Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB
Häufige Fragen zur Suche
Muss ich eine Suchsyntax lernen?
Nein. Du schreibst die Frage so, wie du sie einem Kollegen stellen würdest. Filter über Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum, Ordner, gelesen oder Anhänge setzt Clara daraus selbst zusammen. Umlaute sind egal, „Mueller“ findet „Müller“.
Findet Clara auch alte E-Mails?
Ja. Was nicht im Index liegt, lädt sie beim Lesen live vom Mailserver nach — der komplette Thread also auch dann, wenn er älter ist als die Anbindung. Nur eines gibt es nicht: Clara greift nicht auf Postfächer zu, die DATEV-nativ in Smart-IT gehostet sind.
Sucht sie im Postfach und im DMS gleichzeitig?
Mit DATEV-Anbindung ja, in einer Frage. Sie durchsucht das DMS über Dokumentnummer, Beschreibung, Ordner und Register, Veranlagungsjahr, Monat, Status und Dateityp — DATEV-Quartalscodes werden dabei mitgetroffen. Ohne DATEV-Anbindung bleibt es beim Postfach.
Sucht Clara auch in geteilten Postfächern?
Ja. Clara durchsucht alle Postfächer, auf die du in Clara Zugriff hast, in einer Frage: dein eigenes, Postfächer, die Kollegen mit dir teilen, und Funktionspostfächer wie info@. Bei jedem Treffer steht, aus welchem Postfach er stammt. Postfächer, die niemand mit dir geteilt hat, bleiben außen vor.
Sucht Clara auch im Internet?
Ja, im Web-Chat und im Outlook-Add-in, und zwar § 203-konform. Clara sucht in einer Kopie des Webs, die Amazon Web Services selbst betreibt. Deine Suchanfragen verlassen AWS nicht und fallen unter unsere § 203-Vereinbarung mit AWS, auch wenn ein Mandantenname darin steht. Clara sucht nur, wenn eine Frage es braucht oder du sie darum bittest, nicht bei jeder Nachricht, und im Chat siehst du jede Suche als eigenen Schritt. Eine Webseite öffnet sie nur, wenn du den Link selbst in den Chat schreibst oder ihre Suche ihn liefert; dabei ruft sie die öffentliche Seite ab, ohne etwas aus deinem Chat mitzuschicken. In Routinen sucht sie nur, ohne Seiten zu öffnen. Bei Werten wie Zinssätzen oder Hebesätzen nimmt sie die offizielle Quelle vor Vergleichsportalen. Bodenrichtwerte zu einer Adresse und Handelsregister-Dokumente ruft Clara damit nicht ab, und Rechtsfragen beantwortet sie weiter aus der eigenen Gesetzesdatenbank.
Hilft Clara bei Fragen zur Bedienung von DATEV?
Ja. Bei Fragen wie „Wo stelle ich in LODAS die Umlage U1 ein?“ sucht Clara im öffentlichen DATEV Hilfe-Center, liest das passende Dokument und nennt die Dok.-Nr. mit Link. Hilfe-Links oder Dok.-Nummern, die du in den Chat schreibst, öffnet sie ebenfalls.
Findet Clara auch frühere Chats?
Ja. Clara kennt eure früheren Chats und sucht darin, wenn du dich auf etwas beziehst, das ihr schon besprochen habt. Den Chatverlauf kannst du auch selbst durchsuchen.
Und unsere eigenen Vorlagen und Merkblätter?
Die liegen im Kanzleiwissen. Clara findet sie dort über ihren Inhalt statt über den Dateinamen, auch gescannte PDFs, und nennt die Datei als Quelle.
Sieht Clara auch meinen Kalender?
Ja. Für deine eigenen Fragen liest Clara deine Termine mit Betreff, Teilnehmern und Ort, etwa „Was steht heute an?“. In Antwortentwürfen an Dritte nutzt sie nur, wann du belegt bist, damit kein anderer Termin in einer Mail landet.
Sucht Clara auch in Teams, OneDrive und SharePoint?
Ja, wenn du sie unter Einstellungen › Verbindungen › Microsoft 365 verbunden hast. In Teams findet Clara, was in deinen Chats und Kanälen geschrieben wurde, und liest den Verlauf drumherum. In OneDrive und SharePoint durchsucht sie alle Bibliotheken, liest PDF und Word und legt Dateien dort ab. Clara sieht dabei nur, was du selbst sehen darfst.
Kann ich aus der Suche direkt eine Antwort schreiben lassen?
Ja, im Web-Chat. Aus dem Gefundenen entsteht auf Wunsch ein Entwurf, dem Clara bis zu fünf Dokumente aus dem DATEV DMS anhängt — etwa den Bescheid, der beim Mandanten liegt. Versendet wird nichts: Der Entwurf landet im Entwurfsordner.
