Die To-do-Liste führt sich selbst

Clara liest ein- und ausgehende E-Mails und übernimmt Fristen, die der Absender nennt. Aus „bis Freitag“ oder „spätestens zum 15.“ wird ein Datum an der Aufgabe, der Wortlaut bleibt daneben stehen. Clara arbeitet nur mit dem, was im Text steht, und rechnet nichts hinzu. Überfälliges meldet Clara täglich oder wöchentlich, je nach Einstellung.

Eine Frist ist ein verbindliches Datum, etwa eine Abgabefrist. Eine Wiedervorlage ist eine interne Erinnerung, einen Vorgang wieder anzufassen, etwa fehlende Belege nachzufordern. Clara hält beides an der Aufgabe getrennt: Die Frist übernimmt sie nur, wenn der Absender sie nennt, und zwar mit dem Wortlaut. Die Wiedervorlage setzt sie selbst, damit der Vorgang rechtzeitig wieder auftaucht. Gesetzliche Fristen berechnet und überwacht sie nicht, das bleibt in DATEV und bei der Kanzlei.

Clara legt eine Frist nur an, wenn sie in der Mail steht, und zeigt zu jeder Frist den Satz, aus dem sie stammt. So prüfst du die Quelle in Sekunden, statt der Erkennung blind zu vertrauen. Falsch erkannte Einträge verwirfst du mit einem Klick, jede Änderung steht im Verlauf der Aufgabe. Eine Trefferquote in Prozent nennen wir nicht, weil sie vom Schreibstil der Mandanten abhängt.

Nein, und das ist Absicht. Clara erkennt Fristen, die in der Nachricht genannt sind, und macht daraus ein Datum. Gesetzliche Fristen, etwa die Einspruchsfrist mit Bekanntgabefiktion nach § 122 Abs. 2 AO, berechnet sie nicht. Die Fristenkontrolle bleibt dort, wo sie heute liegt: in DATEV und in eurer Verantwortung.

Clara lässt bewusst weg, was keine Aufgabe ist: ELSTER-Standardhinweise, Systembenachrichtigungen, Abwesenheitsnotizen, Terminabstimmungen und reine FYI-Fristen. Dazu sagst du ihr, wofür sie nie oder immer eine Aufgabe anlegen soll, und unter „Zuletzt nicht angelegt“ siehst du, was sie deshalb ausgelassen hat. Verwerfen geht mit einem Klick und lässt sich rückgängig machen.

Jede Anfrage hat eine Checkliste. Kommt ein Teil der Unterlagen, hakt Clara genau diesen Punkt ab, auch wenn die Antwort von einer anderen Adresse oder in einem anderen Thread kommt. Erledigt ist die Aufgabe erst, wenn jeder Punkt geliefert ist oder du auf ihn verzichtest. Was sie nicht sieht, hakst du ab. Jede Änderung steht im Verlauf der Aufgabe, mit Angabe, ob Clara oder ein Mensch sie gemacht hat.

Ja, jede und jeder für sich unter Einstellungen › Verbindungen › Microsoft 365. In Outlook markierte Mails kommen ohne weitere Freigabe in die Liste. Für To Do und Planner braucht es eine Microsoft-Freigabe, die in vielen Kanzleien einmal die Administration erteilt. Abhaken gilt in beide Richtungen, Claras eigene Aufgaben legt sie nicht in To Do an. Für Postfächer auf Exchange Server, für Funktionspostfächer und für Planner Premium gibt es das nicht.

Nein. Aufgaben entstehen ab dem Moment, in dem ihr Clara verbindet. Clara arbeitet euer bisheriges Postfach nicht rückwirkend durch — die Liste beginnt leer und füllt sich mit dem laufenden Verkehr.

Nein. Aufgaben und Fristen gehören zum Tarif Agent und funktionieren allein mit dem Postfach, ab 150 € pro Nutzer und Monat. Mit der DATEV-Anbindung kommt Kontext aus dem DMS dazu, nötig ist sie hierfür nicht.