DATEV DMS-Ablage mit einem Klick

Nein. Clara arbeitet in der Struktur, die ihr heute habt: eure Ordner und Register, eure Vorgangsmappen, euer Ablage-Knigge. Es gibt keine Migration, keine neuen Register und kein zweites Ablagesystem daneben. Wer im DMS sucht, findet die Dokumente dort, wo er sie immer gesucht hat.

In der Regel der Posteingang: Clara prüft eingehende Post automatisch und legt die Karte an — das lässt sich pro Nutzer abschalten. Einzelne oder mehrere Mails kannst du in der Web-App jederzeit nachträglich prüfen lassen, und die Selbstablage von Hand gibt es weiterhin.

Nein. Eine DMS-Ablage braucht immer eine Bestätigung — vorher passiert nichts. Clara bereitet die Karte vollständig vor, du siehst Vorschau, Ziel und Metadaten und legst ab. Für viele Karten auf einmal gibt es die Sammelablage: bis zu 100 E-Mails je Durchgang, mit Ergebnisbericht.

Ja, nach deiner Bestätigung. Clara ändert Bearbeiter, Jahr und Monat, Belegdatum und Ablageort, verschiebt ein Dokument zu einem anderen Mandanten und legt es auf Wunsch in den DATEV-Papierkorb, aus dem es sich wiederherstellen lässt. Eine korrigierte Datei kommt als neue Version ins bestehende Dokument statt als zweites Dokument daneben. Viele Änderungen auf einmal stehen in einer Tabelle mit einem Knopf, bis zu 50 Dokumente. Hängt Clara an ein bestehendes Dokument an, steht in der DATEV-Revisionshistorie, wer das über Clara getan hat.

Dann legt Clara nicht ab. Sie überspringt die Mail mit genau diesem Grund und du entscheidest — über die Mandantennummer oder den vollständigen Katalog im Auswahlfeld. „Mandant nicht eindeutig“ ist einer der Gründe, die sie nicht selbst überstimmen kann.

Ja, mit einer Einschränkung. In DATEV DMS arbeitet Clara mit Ablage-Knigge und Vorgangsmappen und kann an bestehende Dokumente anhängen. Die DATEV Dokumentenablage kennt beides nicht — dort legt sie eine Datei je Dokument ab. Alles andere, von der Mandantenerkennung bis zu den Metadaten, funktioniert gleich.

Ja. Ein Admin schließt Mandanten von der Ablage aus, einzeln oder als Nummernbereich. Ebenso wird pro Mitglied festgelegt, wer ablegen darf und wer im DMS suchen kann — die DATEV-Benutzerzuordnung ist dafür die Voraussetzung.