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Clara in der
Buchhaltung

Für alle, die Finanzbuchhaltung, Abschlüsse und Steuererklärungen machen. In dieser Rolle prüft Clara Bescheide bis zur Ablage, stimmt Konten live aus DATEV ab und macht aus Kontoauszügen Buchungsstapel.

Rolle
Buchhaltung, Abschluss & Steuern
Lesezeit
ca. 7 Minuten
Umfang
3 Starter, 7 Abläufe
Stand
6. November 2026

Für die erste Woche

Drei Aufträge, die jeweils ein paar Minuten dauern. Danach weißt du, wo Clara dir in der Buchhaltung am meisten abnimmt.

  1. Offene Bescheide prüfen lassen

    Clara gleicht jeden Bescheid mit der Erklärung ab, prüft Frist, Vorbehalt und Vorauszahlungen und schlägt das Anschreiben in eurer Vorlage vor.

    Beispiel: „Prüfe die offenen Bescheide bei Mandant 10450 gegen die Erklärung und bereite das Anschreiben vor.“

  2. Ein Konto abstimmen

    Clara liest das Konto live aus DATEV Rechnungswesen und zeigt dir, an welchem Tag es nicht mehr zum Kontoauszug passt.

    Beispiel: „Gleiche bei Mandant 10450 das Konto 1200 für September mit dem Kontoauszug ab und zeig mir, an welchem Tag es Differenzen gibt.“

  3. Einen Kontoauszug in einen Buchungsstapel

    Kontoauszug hochladen, Clara schlägt die Konten vor und gibt dir eine Prüfliste. Nach deiner Freigabe sendet sie den Stapel unverarbeitet in die Stapelverarbeitung oder gibt dir die Datei zum Import.

    Beispiel: „Mach aus dem Kontoauszug einen Buchungsstapel für Mandant 10450, Oktober, mit Prüfliste. Nach meiner Freigabe in die Stapelverarbeitung.“

Beispiele für deinen Alltag

Sieben Abläufe, in denen die Buchhaltung Clara den meisten Wert abgewinnt. Aufklappen, Prompt kopieren, Mandant und Monat anpassen.

Bescheidprüfung bis zur Ablage

Clara prüft den Bescheid inhaltlich und formell, füllt das Anschreiben in eurer Word-Vorlage, legt es im DMS ab und versieht den Bescheid auf Wunsch mit eurem Prüfstempel. Den Status bestimmst du.

  • „Prüfe alle mir zugeordneten Dokumente mit Status Bescheidprüfung gegen die Erklärung.“
  • „Die Bescheide bei Mandant 10450 sind in Ordnung, setz den Prüfstempel, der Status bleibt.“
  • „Erstelle das Anschreiben nach unserer Vorlage und leg es im DMS ab.“
  • „Der Bescheid ist geschätzt, ergänze den Hinweis im Anschreiben.“
Schreiben an das Finanzamt

Einspruch, Aussetzung der Vollziehung, schlichte Änderung oder Herabsetzung, mit den Zahlen aus Bescheid und Erklärung. Das Ergebnis kommt als Word-Datei oder als kurzer Text für ELSTER.

  • „Bereite einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen 2026 für Mandant 10450 vor.“
  • „Formuliere einen Antrag auf Aussetzung der Vollziehung, die Erklärung wurde nach dem Schätzbescheid eingereicht.“
  • „Antrag auf schlichte Änderung, kurz, ich hänge den Nachweis an.“
  • „Kürze das auf die wesentlichen Gründe.“
Buchungsstapel aus Rohdaten

Kontoauszug, Kreditkarte, Zahlungsanbieter, Kassenblatt oder Eingangsrechnungen: Clara baut daraus einen Stapel mit Prüfliste. Nach deiner Freigabe sendet sie ihn unverarbeitet in die Stapelverarbeitung, sonst bekommst du die Datei zum Import.

  • „Erstelle aus dem Bericht des Zahlungsanbieters einen Stapel mit Generalumkehr der Sammelbuchung.“
  • „Buche die Eingangsrechnungen September mit Beleglink, neue Kreditoren ab 70051.“
  • „Die Kreditkartenabrechnung als Stapel, gleiche gegen die offenen Posten ab.“
  • „Storniere die falsche Buchung und buche sie richtig, als Stapel mit Generalumkehr.“
Konten und offene Posten abstimmen

Clara liest Kontoblatt, Summen- und Saldenliste und offene Posten live aus DATEV und liefert die Befunde mit Belegfeld zum Kopieren.

  • „Gleiche das Konto 1370 bei Mandant 10450 ab und mach eine Excel-Liste für den Mandanten.“
  • „Liegen Zahlungen auf falschen Kreditoren?“
  • „Liste alle im September neu bebuchten Konten auf.“
  • „Schau dir Konto 1590 an und sag mir, warum es nicht auf null steht.“
Monatsabschluss und Plausibilisierung

Clara geht den Monat Schritt für Schritt durch und legt Rückfragen an den Mandanten als Aufgaben an. Am Ende stehen eine Datei mit Prüfvermerken und eine To-do-Liste.

  • „Monatsabschluss September für Mandant 10450 ist fertig, plausibilisiere ihn.“
  • „Vergleiche die Vorsteuer mit den Rechnungen und stimm die Salden mit den Kontoauszügen ab.“
  • „Fasse alle Prüfvermerke und To-dos in einer Excel-Datei zusammen.“
Jahresabschluss begleiten

Clara geht die Checkliste eurer Kanzlei durch: EB-Werte, Kasse, Abschlussbuchungen aus dem Vorjahr. Am Ende prüft sie den fertigen Abschluss gegen die Steuererklärungen.

  • „Geh mit mir den Jahresabschluss 2025 für Mandant 10450 nach unserer Anleitung im Kanzleiwissen durch.“
  • „Stimmen die EB-Werte mit den Salden 2024 überein?“
  • „Übernimm die Abschlussbuchungen aus dem Vorjahr als Stapel.“
  • „Fällt dir im Abschluss etwas auf, verglichen mit der KSt- und USt-Erklärung?“
Auswertungen an den Mandanten

BWA, Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Fibu-Auswertung: Clara holt die Unterlagen aus dem DMS, nennt Zahllast oder Erstattung und schreibt im Stil deiner letzten Mail an den Mandanten.

  • „Bereite die Mail zur BWA September für Mandant 10450 vor und erklär die Entwicklung in einfachen Worten.“
  • „Mail zur USt-Voranmeldung Oktober mit Zahllast und Fälligkeit.“
  • „Kürzer, und ohne den Absatz zum Vorjahr.“

26 Beispiel-Prompts

Einmal einrichten

Was regelmäßig wiederkommt, musst du Clara nicht jedes Mal neu sagen. Eine Regel, ein Skill und eine Routine reichen für den Anfang.

  • Regel

    Belegeingang prüfen

    Das häufigste Muster unter den Regeln der Buchhaltung. Clara bestätigt den Eingang und legt für Fehlendes eine Nachforderung als Entwurf an.

    So sagst du es Clara: „Wenn ein Mandant seine Monatsbelege schickt: Eingang bestätigen, prüfen, was fehlt, und eine Nachforderung entwerfen.“

  • Skill

    Bankbuchung

    Einmal mit Clara festlegen, wie der Bankexport eines Mandanten in den Stapel kommt: Konten, Skonto, Rückfragen. Ab dann reicht der Name und der Monat.

    So sagst du es Clara: „Bankbuchung für Mandant 10450, Oktober.“

  • Routine

    Bescheid-Check

    Die meistgenutzte Routine der Buchhaltung. Sie läuft zu einer festen Zeit und legt dir das Ergebnis in den Chat.

    So sagst du es Clara: „Werktags um 8: neue Bescheide im DMS, bei denen ich Bearbeiter bin, gegen die Erklärung vorprüfen.“

Was Clara nicht tut

Vier Grenzen, die du kennen solltest, bevor du den ersten Stapel freigibst.

  • Clara bucht nicht.

    DATEV Rechnungswesen liest Clara. Einen Buchungsstapel sendet sie nach deiner Bestätigung unverarbeitet in die Stapelverarbeitung, wenn das Senden für eure Kanzlei freigeschaltet ist, sonst bekommst du die Datei zum Import. Gebucht ist er erst, wenn ihr ihn verarbeitet.

  • Kontierung prüfst du.

    Konten und Steuerschlüssel schlägt Clara vor, die Prüfliste gehst du durch. Beim ersten Monat eines Mandanten ist das mehr Arbeit, danach hilft ein Skill.

  • Manches bleibt eine Datei.

    Stapel mit Fremdwährung oder Beleginfo sendet Clara nicht in die Stapelverarbeitung. Du bekommst sie als Datei, die du selbst importierst.

  • Geprüft wird gegen das, was vorliegt.

    Fehlt im DMS die Erklärung zum Bescheid oder ein Beleg, sagt Clara das. Ersetzen kann sie es nicht.