Zum Inhalt springen
Clara Logo

Clara in der
Kanzleiorganisation

Für Office-Management, IT und alle, die Abläufe in der Kanzlei organisieren. Clara rekonstruiert den Stand von Vorgängen aus dem Postfach, hält es mit Regeln sauber und macht Dateien fertig für DATEV.

Rolle
Kanzleiorganisation & IT
Lesezeit
ca. 6 Minuten
Umfang
3 Starter, 6 Abläufe
Stand
6. November 2026

Für die erste Woche

Drei Aufträge, die jeweils ein paar Minuten dauern. Danach weißt du, wie Clara dir die Organisation der Kanzlei erleichtert.

  1. „Wo stehen wir bei …?“

    Clara liest den ganzen Mailverlauf zu einem Vorgang und sagt dir, was erledigt ist, worauf du wartest und was als Nächstes kommt.

    Beispiel: „Gib mir Stand und Verlauf zum Mandatsübertrag von Mandant 10450. Was habe ich zuletzt geschickt, worauf warte ich?“

  2. Regeln gegen das Rauschen im Postfach

    Clara schlägt aus deinem Postfach Regeln vor und wendet sie auf Wunsch auch auf die Mails der letzten Wochen an.

    Beispiel: „Wie würdest du meine Mails sortieren? Schlag mir Regeln für IT-Tickets, Dienstleister und Newsletter vor und wende sie auf die letzten drei Wochen an.“

  3. Eine Datei fertig für DATEV

    Kontoauszug, Kassenbuch oder Stundenliste in ein Format bringen, das DATEV einliest. Lehnt DATEV die Datei ab, reicht die Fehlermeldung als Rückmeldung.

    Beispiel: „Erstelle aus dem Kontoauszug als PDF eine Datei zum Einspielen in Kanzlei-Rechnungswesen für Mandant 10450.“

Beispiele für deinen Alltag

Sechs Abläufe, in denen Kanzleiorganisation und IT Clara den meisten Wert abgewinnen. Aufklappen, Prompt kopieren, anpassen.

Mandatsübertragungen im Griff

Clara sammelt pro Übertrag alle Mails, ob ihr übernehmt oder abgebt, und bereitet die nächste Nachricht an Vorberater oder DATEV vor. Als Routine bekommst du jeden Morgen den Stand.

  • „Gib mir einen Überblick über alle laufenden Mandatsübertragungen mit Stand, als Tabelle pro Mandant.“
  • „Geh alle Mails zu Mandant 10450 chronologisch durch und schreib mir eine Notiz zum Stand.“
  • „Schreib dem Vorberater eine freundliche Erinnerung an die Daten bis einschließlich 2024, als Antwort auf seine letzte Mail.“
  • „Leg unseren Ablauf für Mandatsübertragungen als Seite ins Kanzleiwissen.“
DATEV-Zugänge, SmartCards und Rechte

Neue Kollegin, SmartLogin für einen Mandanten, Unternehmen online einrichten: Clara findet, wie es beim letzten Mal gelaufen ist, und hält den Stand als Aufgabe nach.

  • „Wie hat meine Kollegin zuletzt SmartCard und PIN bestellt?“
  • „Leg eine Aufgabe an: Benutzer für die neue Mitarbeiterin anlegen, SmartCard bestellen.“
  • „Aktualisiere die Aufgabe: Benutzer angelegt, warte auf Rückmeldung vom IT-Dienstleister.“
  • „Erkläre dem Mandanten, wie er seine SmartLogin-ID registriert.“
IT-Dienstleister und Bestellungen

Tickets, Angebote, Lieferungen und Zugangsdaten liegen verstreut im Postfach. Clara findet sie und schreibt die Nachfrage.

  • „Fasse alle Bestellungen beim Hardware-Shop der letzten Wochen mit Artikeln und Sendungsnummern zusammen.“
  • „Sind die Anmeldedaten für den neuen ASP-Zugang schon eingegangen?“
  • „Schreib dem IT-Dienstleister ein Ticket: Die Login-Seite unserer Webseite zeigt 403 Forbidden.“
  • „Liste mir offene Helpdesk-Mails, die älter als eine Woche sind.“
Daten für DATEV umwandeln

Clara baut aus PDF, Excel oder Scans eine Importdatei: Bankdaten, Buchungsstapel, Kassenbuch, Lohnvorerfassung. Hat ein Format einmal geklappt, hältst du es in einem Skill fest.

  • „Erstelle aus dem Kontoauszug eine camt.053-Datei für Unternehmen online.“
  • „Wandle die Saldenliste des Vorberaters in zwölf Monatsstapel im DATEV-Format um, Sachkontenlänge 6.“
  • „DATEV meldet beim Import einen Fehler, hier ist die Meldung. Passe die Datei an.“
  • „Halte den Aufbau, der jetzt funktioniert hat, als Skill fest.“
Mandantenbestand auswerten

Clara liest die Mandantendaten aus DATEV und liefert Listen für Bereinigung und Rundschreiben. Bei mehreren hundert Mandanten läuft das in Etappen.

  • „Liste alle Einzelunternehmen in den Nummernkreisen 10, 40 und 51 als Excel.“
  • „Welche Mandanten stehen auf aktiv, sind aber gekündigt oder lange nicht bearbeitet?“
  • „Ergänze in der Liste für das Rundschreiben die Rechtsform und teile die Mandanten in drei Gruppen.“
Kanzleiwissen und interne Kommunikation

Prozesse, Nummernkonzept und Zuständigkeiten schreibt Clara ins Kanzleiwissen. Danach beantwortet sie Fragen aus dem Team nach euren eigenen Regeln.

  • „Mach aus unserem Kanzleihandbuch übersichtliche Seiten im Kanzleiwissen.“
  • „Wenn ein Mandant kündigt: Wo muss ich laut unserem Prozess überall löschen?“
  • „Schreib aus meinen Stichpunkten einen Fließtext für das Protokoll der Teamleiterrunde.“
  • „Fasse die Besprechung als Mail mit To-dos an alle Teilnehmer zusammen.“

23 Beispiel-Prompts

Einmal einrichten

Was regelmäßig wiederkommt, musst du Clara nicht jedes Mal neu sagen. Eine Regel, ein Skill und eine Routine reichen für den Anfang.

  • Regel

    Support-Anfragen nach Zuständigkeit

    Clara liest die Regel bei jeder eingehenden Mail. Anfragen im Support-Postfach sind getaggt, bevor jemand sie öffnet.

    So sagst du es Clara: „Anfragen im Support-Postfach bekommen den Tag des zuständigen Teammitglieds. Bei Fragen zu SmartLogin oder Unternehmen online einen Antwortentwurf anlegen.“

  • Skill

    Bankdateien einspielen

    Nach dem ersten erfolgreichen Import hält Clara den funktionierenden Aufbau im Skill fest. Ab dann klappt es beim ersten Versuch.

    So sagst du es Clara: „Bankdatei für Mandant 10450, Oktober.“

  • Routine

    Stand der Mandatsübertragungen

    Eine Routine läuft zu einer festen Zeit und legt dir das Ergebnis in den Chat.

    So sagst du es Clara: „Werktags um 8: Stand aller Mandatsübertragungen aus meinem Postfach. Was wartet auf mich, was liegt lange ohne Bewegung?“

Was Clara nicht tut

Vier Grenzen, die du kennen solltest, bevor du Clara für andere einrichtest.

  • Clara schreibt keine Stammdaten.

    Clara liest DATEV und legt im DMS ab. Stammdaten, Aufträge und Lohndaten ändert sie nicht, Importdateien spielt ihr selbst ein.

  • Übersichten gegenprüfen.

    Clara kennt, was in Mails und DMS steht, nicht das Telefonat von gestern. Bei Übersichten über viele Vorgänge lohnt ein Blick auf die Quellen.

  • Regeln greifen bei neuen Mails.

    Für Mails, die schon im Postfach liegen, bittest du Clara ausdrücklich, die Regel rückwirkend anzuwenden.

  • Große Auswertungen laufen in Etappen.

    Über mehrere hundert Mandanten arbeitet Clara stapelweise. Plane dafür etwas Zeit und mehrere Durchgänge ein.