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Clara für die
Kanzleileitung

Für Inhaberinnen, Inhaber und Partner. Die Kanzleileitung nutzt Clara vor allem dort, wo Verantwortung liegt: Jahresabschlüsse gegenlesen, Bescheide und Einsprüche, Gestaltungsfragen mit echten Zahlen und Prüfaufträge an das Team.

Rolle
Kanzleileitung
Lesezeit
ca. 7 Minuten
Umfang
3 Starter, 6 Abläufe
Stand
6. November 2026

Für die erste Woche

Drei Aufträge, mit denen Kanzleileitungen am meisten Zeit sparen. Jeder dauert ein paar Minuten und zeigt, wie tief Clara in Rechnungswesen und DMS liest.

  1. Einen Jahresabschluss gegenlesen

    Clara liest Buchhaltung, Vorgangsmappe und Mails zum Mandanten und sagt dir, was fehlt, was nicht zusammenpasst und was du den Mandanten fragen musst.

    Beispiel: „Mandant 10450, Jahresabschluss 2025: Prüfe den Entwurf gegen Rechnungswesen und Vorgangsmappe und trag alle Rückfragen in eine Excel ein, getrennt nach intern und Mandant.“

  2. Einen Bescheid prüfen, bei Fehlern den Einspruch

    Clara vergleicht den Bescheid mit Erklärung und Vorjahr. Weicht etwas ab, schreibt sie den Einspruch als Text für ELSTER und eine kurze Mail an den Mandanten.

    Beispiel: „Prüfe den ESt-Bescheid 2024 für Mandant 10450 gegen die Erklärung. Wenn etwas abweicht, gib mir den Einspruchstext zum Kopieren in ELSTER und einen kurzen Entwurf an den Mandanten.“

  3. Eine Gestaltungsfrage mit echten Zahlen

    Clara rechnet mit den Werten aus DATEV und belegt die Rechtslage mit Fundstellen. Du bekommst eine Grundlage für das Gespräch mit dem Mandanten, keine Lexikonantwort.

    Beispiel: „Mandant 10450 GmbH: Wie hoch darf die Tantieme 2025 sein, damit wir noch einen Investitionsabzugsbetrag bilden können? Rechne die Steuerbelastung mit und ohne.“

Beispiele für deinen Alltag

Sechs Abläufe, in denen Kanzleileitungen Clara den meisten Wert abgewinnen. Aufklappen, Prompt kopieren, Mandant und Jahr anpassen.

Jahresabschluss durchsehen und abschließen

Clara liest Summen- und Saldenliste, Kontoblätter und offene Posten aus DATEV Rechnungswesen, dazu Vorgangsmappe und Mails. Am Ende stehen Rückfragen, eine Analyse für das Mandantengespräch und die Unterlagen zur Freigabe.

  • „Bring mich auf den Stand des Jahresabschlusses für Mandant 10450, aus Mails und DMS.“
  • „Habe ich alle per Mail angeforderten Unterlagen bekommen, oder fehlt noch etwas?“
  • „Erstelle eine Jahresabschlussanalyse 2025 zur Besprechung: Vorjahresvergleich, gewinnerhöhende und gewinnmindernde Posten.“
  • „Prüf, ob alle Anmerkungen im Anhang umgesetzt sind, und korrigier Tippfehler.“
  • „Erstelle das Paket zur Freigabe: Anschreiben, Gesellschafterbeschluss, Vollständigkeitserklärung.“
Bescheide, Einspruch und Finanzamt

Clara prüft den Bescheid gegen die Erklärung, entwirft den Einspruch und schreibt dem Mandanten in einfacher Sprache. Auch Rückfragen des Finanzamts und Anforderungen aus der Betriebsprüfung beantwortet sie aus Kontoblättern und DMS.

  • „Wurde der Spendenvortrag im geänderten Bescheid von Mandant 10450 jetzt richtig berücksichtigt?“
  • „Einspruch gegen die Zwangsgeldfestsetzung, Dokument 719101. Gib mir den Text hier im Chat für ELSTER.“
  • „Das Finanzamt hat Fragen zum Abschluss 2024 bei Mandant 10450. Schau in die Kontoblätter und entwirf die Antwort.“
  • „Stell die Feststellungen der Betriebsprüfung und das Einigungsangebot gegenüber und berechne die Steuerauswirkung.“
Beraten und gestalten

Fachfrage mit Fundstelle, Rechnung mit den Zahlen des Mandanten aus DATEV und auf Wunsch eine Mail an den Mandanten ohne Paragrafen. Je mehr Sachverhalt du nennst, desto belastbarer die Antwort.

  • „Mandant 10450 GmbH: Wie hoch darf die Tantieme 2025 sein, damit wir noch einen Investitionsabzugsbetrag bilden können? Rechne die Steuerbelastung mit und ohne.“
  • „Wie sinnvoll ist eine Stiftung für Mandant 10450, und welche Alternative gibt es mit einer Holding?“
  • „Bei Mandant 10450 gab es eine verdeckte Gewinnausschüttung in 2024. Wie passe ich die Steuerbilanz 2025 an? Zeig mir die Buchungen im SKR 03.“
  • „Prüf meinen Entwurf an den Mandanten fachlich und schreib ihn in einfacher Sprache.“
Buchhaltung prüfen lassen und delegieren

Clara prüft die Buchhaltung eines Mandanten mit einer Ampel und macht daraus einen Prüfauftrag an die Sachbearbeiterin und fertig formulierte Fragen an den Mandanten. Du kontrollierst, statt selbst zu prüfen.

  • „Plausibilisiere die Buchhaltung von Mandant 10450 für September mit einer Ampel: rot, gelb, grün.“
  • „Mach daraus einen Entwurf an die Sachbearbeiterin. Die Fragen an den Mandanten bitte fertig formuliert.“
  • „BWA September gegen Vorjahr nach Kostenblöcken, mit den Einzelbuchungen auf Konto 1900.“
Honorar und Kanzlei

Abrechnung nach StBVV, Angebote für neue Mandate, Zuständigkeiten und Kanzleihandbuch. Was dauerhaft gilt, schreibt Clara ins Kanzleiwissen.

  • „Nach welcher Vorschrift der StBVV rechne ich einen Antrag auf Kappung der Kirchensteuer ab?“
  • „Prüf das Angebot für das neue Mandat gegen unsere Stundensätze im Kanzleiwissen.“
  • „Schreib die Mail zur Honorarnote für Mandant 10450, Rechnung anhängen.“
  • „Merk dir für die ganze Kanzlei: Mandanten mit Lohnmandat siezen wir immer.“
Gespräche festhalten

Du diktierst nach dem Termin, Clara macht daraus einen Aktenvermerk oder ein Protokoll als PDF und legt es im Ordner des Mandanten ab, sobald du den Vorschlag bestätigst.

  • „Aktenvermerk zur Besprechung heute um 10 Uhr mit Mandant 10450: Nachfolge über Holding, Bewertung bis März, Notartermin offen.“
  • „Telefonnotiz zu Mandant 10450, bitte ins DMS.“
  • „Mach aus dem Protokoll eine Mail an den Mandanten mit den To-dos.“

23 Beispiel-Prompts

Einmal einrichten

Was regelmäßig wiederkommt, musst du Clara nicht jedes Mal neu sagen. Eine Regel, ein Skill und eine Routine reichen für den Anfang.

  • Regel

    Statusanfragen von Mandanten

    Clara liest die Regel bei jeder eingehenden Mail, sucht den Stand in Mails und DMS und legt die Antwort als Entwurf bereit.

    So sagst du es Clara: „Wenn ein Mandant nach dem Stand seiner Erklärung, seines Abschlusses oder Bescheids fragt: Stand in Mails und DMS suchen und eine Antwort vorbereiten.“

  • Skill

    JA-Durchsicht

    Deine Prüfpunkte für den Jahresabschluss einmal festlegen. Ab dann reicht der Name, und das ganze Team prüft gleich, wenn du den Skill mit der Kanzlei teilst.

    So sagst du es Clara: „JA-Durchsicht Mandant 10450, 2025.“

  • Routine

    Bescheid-Check

    Die Routine, die Kanzleien am häufigsten einrichten. Sie läuft zu einer festen Zeit und legt dir das Ergebnis in den Chat.

    So sagst du es Clara: „Werktags um 17 Uhr: neue Bescheide im DMS mit der Erklärung vergleichen, Fristen nennen und bei Abweichung Einspruch und Mandantenschreiben vorbereiten.“

Was Clara nicht tut

Vier Grenzen, die du kennen solltest, bevor du Ergebnisse abzeichnest oder ans Team gibst.

  • Clara bereitet vor, du zeichnest ab.

    Jede Mail, jeder Einspruch und jedes Schreiben bleibt ein Entwurf. Gesendet und unterschrieben wird von dir.

  • Rechenergebnisse gibst du frei.

    Salden und Beträge, die Clara selbst zusammenrechnet, prüfst du nach. Maßgeblich sind die Werte aus DATEV oder aus der Excel-Datei, die Clara dir dazu erstellt.

  • Fachantworten sind ein Entwurf.

    Clara nennt Fundstellen, die Beratung verantwortest du. Prüf die Fundstellen, bevor eine Antwort zum Mandanten oder ans Finanzamt geht.

  • Rechnungswesen braucht die DATEV-Anbindung.

    Salden, Kontoblätter und offene Posten liest Clara im Tarif Agent + DMS direkt aus DATEV. Ohne Anbindung arbeitet sie mit Exporten, die du in den Chat ziehst.