Clara als Alternative zu Dr. Mailo®

Dr. Mailo® rechnet nach E-Mail-Volumen ab: 1.500 Mails im Start-Tarif für 249 €, 6.000 für 899 €. Das Volumen ist die Größe, die eine Kanzlei am wenigsten steuert — Mandanten und Finanzämter schreiben, wann sie wollen, und die Fristensaison fragt nicht nach dem Tarif. Zur Einordnung: Der Anbieter selbst rechnet in seinem Beispiel mit 80 E-Mails pro Tag, also rund 1.760 im Monat. Clara rechnet pro Nutzer, ohne Volumen-Limit — ein Mailschub im Mai ändert die Rechnung nicht. Dafür zahlt eine Kanzlei mit vielen Köpfen und wenig Post bei Dr. Mailo® weniger; durchrechnen lohnt sich in beide Richtungen.

Dr. Mailo® bindet seit dem 26.08.2026 auch IMAP-Postfächer an und seit dem 01.09.2026 Google Workspace, benennt dafür aber vier Abstriche gegenüber Microsoft 365: kein Sofort-Abruf, keine Kategorie im Mailprogramm, keine Terminvorschläge ohne verbundenen Kalender, kein Entwurf im Entwürfe-Ordner (Anbieter-FAQ, Stand 6. Oktober 2026). Bei Clara ist ein IMAP/SMTP-Postfach bei Klassifikation, Antwortentwürfen und DMS-Ablage gleichwertig mit Microsoft 365. Das Outlook-Add-in, Funktionspostfächer und das Aufräumen des Postfachs per Chat setzen Microsoft 365 oder Exchange voraus. Für eine Kanzlei mit eigenem Mailserver, IONOS oder Strato entscheidet dieser Punkt, wie viel vom Produkt tatsächlich ankommt.

Aus Claras Chat entstehen fertige Dateien: Excel und CSV für Auswertungen, PDF für Schreiben, Word auch zum Weiterbearbeiten eines bestehenden Dokuments. Sie liest einzelne Dokumente gezielt seitenweise statt im Volltext, und wenn du ihr einen lokalen oder Netzwerk-Ordner freigibst, übernimmt sie daraus genau die Dateien, die du auswählst. Dauerhaft liest sie aus ihrer eigenen Dateiablage mit Kanzlei-Ordner und persönlichem Ordner. Bei Dr. Mailo® ist freies Erzeugen von Dateien öffentlich nicht ausgewiesen; herunterladbar sind Aktivitätsverlauf und Ablage-Übersicht als Tabelle.

Beide prüfen Bescheide. Dr. Mailo® erkennt sie in der E-Mail und gleicht festgesetzte gegen erklärte Beträge ab. Clara holt den Bescheid aus der DATEV DMS, benennt die Abweichung, begründet sie und legt den Einspruchsentwurf vor — auf Wunsch für hundert Bescheide in einem Durchgang, statt für jeden einzeln.

Dr. Mailo® bindet die Fachdatenbank des Deubner Verlags in jedem Tarif an, der Zugang zur Datenbank selbst kommt laut Preisseite aber vom Verlag und ist nicht Teil des Preises; ohne verbundenen Zugang vermerkt der Entwurf, dass die Fundstelle noch zu ergänzen ist. Intoconvo pflegt die Rechtsdatenbank selbst und hält sie tagesaktuell: amtliche Fundstelle im Entwurf, ohne zweites Abo und ohne Lücke, wenn keins vorhanden ist.

Beide legen sauber ab, Dr. Mailo® bis ins Register, die Dokumentart, Quartal und Belegdatum und die Frist in der Dokumentbeschreibung, und lernt dabei aus bisherigen Ablagen. Clara denkt eine Ebene höher: Vorgangserkennung statt Einzelbeleg, Ablage nach dem Ablage-Knigge der Kanzlei, Sammelablage, Ablagehistorie und Prüfprotokoll. Und die Suche läuft über Postfach und DMS gemeinsam, statt zwei Trefferlisten nebeneinanderzustellen.

Beide bringen den KI-Zugang mit; ein eigener Schlüssel ist bei keinem Pflicht — bei Dr. Mailo® ist er seit dem Tarifumbau nur noch eine Option. Der Unterschied liegt in der Verteilung: Dr. Mailo® nennt Datenbank und Speicher in Stockholm, die Anwendung in Frankfurt und die KI-Verarbeitung in Schweden mit Ausweichstandort Frankfurt. Clara hostet in Frankfurt am Main, Google Cloud europe-west3, die LLMs laufen in EU-Regionen von AWS und Google Cloud, vertraglich ohne Training und ohne dauerhafte Speicherung. Beides ist EU.

Beim Monatsvertrag sind beide gleichauf, und die Einrichtungsgebühr hat Dr. Mailo® gestrichen. Der Unterschied steckt im Jahresvertrag: dort 12 Monate Mindestlaufzeit, 3 Monate Kündigungsfrist und eine Ausgleichszahlung von zwei Monatsraten bei vorzeitiger Kündigung. Bei Clara reichen 30 Tage vor Ablauf, eine Ausgleichszahlung gibt es nicht, und der Monatsvertrag ist jederzeit kündbar. Ab 150 € pro Nutzer und Monat, mit Zugriff auf das DATEV DMS 250 €.

Beide testen 14 Tage ohne Kreditkarte. Bei Dr. Mailo® umfasst die Testphase ein Postfach und 500 Mails, dazu gibt es einen Testzugang mit Beispieldaten ohne eigenes Postfach. Clara testet mit vollem Funktionsumfang am eigenen Postfach — was du siehst, ist dein Mandantenverkehr, nicht eine Demo-Inbox.

Dr. Mailo® nennt „10 Stunden pro Woche“ und einen ROI ab dem ersten Monat. Grundlage ist laut Fußnote eine Modellrechnung: 2 Minuten pro E-Mail plus 20 Minuten Postfach-Verwaltung pro Tag und Postfach, davon 70 % angesetzt. Das sind Annahmen, keine Messwerte. Clara rechnet konservativer mit 4 bis 6 Stunden pro Woche und Fachkraft, hergeleitet aus der Zeit im Posteingang, und liefert dazu einen Messpunkt: Die Trefferquote im Schattenbetrieb ist pro Kanzlei sichtbar, bevor die erste echte Antwort rausgeht.

Dr. Mailo® positioniert sich selbst als Baustein von KORE, einem „KI-Betriebssystem“ mit Reifegrad-Analyse, einer Roadmap „von Stufe 1.0 zu 4.0“ und begleiteter Einführung. Wer die KI-Reise der ganzen Kanzlei als Projekt aufsetzen will, findet dort mehr als einen Posteingang. Clara geht den umgekehrten Weg: neue Fähigkeiten kommen als Produkt-Updates für alle Kanzleien, ohne Reifegrad-Audit und ohne Tagessätze. Und was nur diese eine Kanzlei braucht, bringt sie Clara selbst als Skill bei — ein wiederkehrender Ablauf, einmal beschrieben, danach abrufbar. Anbinden, Schattenbetrieb, Vollbetrieb.

Zwei bis vier Wochen von Setup bis Vollbetrieb, mit messbarer Klassifikations-Qualität am eigenen Postfach. Nicht Self-Service in unter zehn Minuten, dafür Betriebssicherheit ab der ersten echten Antwort.